Các cuộc họp là một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của mọi công ty. đây là cơ hội để nêu ra và thảo luận các vấn đề, cũng như giải quyết các vấn đề nội bộ. Cho dù đó là cuộc họp trực tuyến hay trực tiếp, bạn vẫn sẽ cần một số công cụ quản lý thời gian và ghi chú những nội dung quan trọng, chẳng hạn như mẫu biên bản cuộc họp cho công ty của bạn.
vậy, biên bản cuộc họp là gì? Hãy cùng tìm hiểu về cách viết cũng như các mẫu biên bản họp mới nhất và phổ biến nhất hiện nay.
biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp là ghi chú được thực hiện trong cuộc họp. Biên bản họp không chỉ bao gồm các thông tin quan trọng được thảo luận mà còn có ý kiến của những người tham gia thảo luận. thường có một người được chỉ định lập biên bản cuộc họp.
biên bản cuộc họp là gì? sự khác biệt giữa biên bản cuộc họp và biên bản cuộc họp là gì?
biên bản cuộc họp hay mẹ (biên bản cuộc họp) là phiên bản bằng văn bản của các ghi chú về các vấn đề xảy ra trong cuộc họp.
Về cơ bản, mẫu biên bản cuộc họp và mẫu biên bản cuộc họp chỉ khác nhau về tên gọi và ngôn ngữ sử dụng là tiếng Việt và tiếng Anh; ngoài ra, không có gì là quá rõ ràng: cả hai đều đóng vai trò là người ghi chú cuộc họp và được xử lý bởi một người được chỉ định. bất kể bạn sử dụng từ khóa nào để tìm kiếm, kết quả bạn nhận được sẽ giống nhau.
chương trình cuộc họp là gì?
chương trình họp> sẽ đóng vai trò như một “khuôn khổ” cho các hướng dẫn chi tiết về nội dung cuộc họp, là tiền đề để ghi chú và chuẩn bị biên bản báo cáo cuộc họp strong> phù hợp với mẫu.
trong ngắn hạn:
- Chương trình họp là loại tài liệu được thông báo và gửi cho các thành viên tham dự trước khi cuộc họp bắt đầu. Chương trình cũng cung cấp tất cả thông tin liên quan về thời gian, địa điểm và ai sẽ tham dự. đôi khi các tài liệu và báo cáo liên quan cũng được đính kèm.
- Biên bản cuộc họp được sử dụng khi cuộc họp đang diễn ra để ghi chú thông tin quan trọng và những người đã có mặt.
- Biên bản cuộc họp có hiệu lực pháp lý. Nếu có sự cố xảy ra, biên bản sẽ là cơ sở để giải quyết xung đột.
- điều phối công việc một cách hiệu quả. định hướng kế hoạch làm việc cho lãnh đạo, nhân viên và những người không tham dự cuộc họp.
- công cụ đo lường hiệu suất. để giao nhiệm vụ cho các cá nhân, đây là một số liệu hữu ích để đo lường năng suất.
- tên cuộc họp
- địa điểm, ngày và giờ của cuộc họp
- mục đích của cuộc họp
- danh sách những người tham gia và những người vắng mặt
- nội dung cuộc họp
- quyết định được đưa ra
- ý kiến của những người tham gia
- công việc tiếp theo và người phụ trách
- phiếu bầu (nếu có)
- không ghi lại mọi lời nói hoặc ý kiến trong cuộc họp. Biên bản cuộc họp không phải là bản ghi.
- không bao gồm ý kiến cá nhân. không thiên vị hoặc đưa ý kiến và cảm xúc của riêng bạn vào ghi chú của bạn.
- Ghi lại những gì đang xảy ra ngay bây giờ. Bạn không nên chờ đợi hoặc trì hoãn, thông tin sẽ kém chính xác và phù hợp hơn.
- không sử dụng chữ viết tay. chữ viết tay làm chậm việc ghi chú. thay vào đó, bạn có thể xem các mẫu biên bản cuộc họp được tạo sẵn.
- Sử dụng chương trình họp. Chương trình của cuộc họp sẽ cho phép bạn biết các chủ đề sẽ được thảo luận trong cuộc họp, tránh bỏ sót thông tin.
- Liệt kê ngày, tháng, địa điểm họp và tên của những người tham dự. Nghe có vẻ không quan trọng và nhàm chán nhưng đây là thông tin cực kỳ quan trọng và cần thiết.
- khi có phiếu bầu, hãy viết chi tiết. viết ra kết quả, số phiếu bầu, thời gian và lý do bỏ phiếu.
- duy trì một quan điểm khách quan. chỉ ghi lại những gì đã được thảo luận và quyết định mà không cần phán xét.
tại sao chúng ta cần ghi biên bản cuộc họp?
Biên bản cuộc họp có lẽ không còn xa lạ với những ai thường xuyên tham gia hoặc ghi chép các cuộc họp, một công việc quan trọng và vô cùng cần thiết.
Dưới đây là một số lý do tại sao bạn nên tải xuống mẫu viết biên bản cuộc họp cho cuộc thảo luận tiếp theo:
<3
các yếu tố cần thiết của mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh
biên bản cuộc họp luôn đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ cuộc họp nào. mỗi tổ chức hoặc nhóm sẽ có một cách thiết kế biểu mẫu biên bản cuộc họp khác nhau, nhưng nhìn chung sẽ bao gồm các yếu tố sau:
cách viết biên bản cuộc họp
Vì là tài liệu quan trọng trong các tổ chức nên nội dung biên bản cuộc họp phải ngắn gọn, súc tích cũng như thể hiện đầy đủ, chính xác thông tin.
bạn có thể tham khảo các bước sau lập biên bản cuộc họp cơ bản:
1. ghi chú dựa trên chương trình họp hiện có
Chuẩn bị chương trình họp theo kịch bản ngay trước cuộc họp.
điền thông tin chi tiết theo từng chủ đề trong cuộc họp. đảm bảo rằng bạn không trì hoãn và bỏ sót thông tin.
2. trình bày ngắn gọn
khi bạn đã ghi chú vào biên bản cuộc họp, bạn không nên sử dụng ngôn ngữ quá hoa mỹ hoặc dành quá nhiều thời gian để trình bày các câu. công việc của bạn chỉ nên ghi chép.
Bạn cũng nên trích xuất thông tin quan trọng, không ghi đè mọi thứ được nói trong cuộc họp.
3. nội dung dễ hiểu và ngắn gọn (để những người không tham gia cũng có thể hiểu được)
Ngoài việc ngắn gọn, hãy thêm ngữ cảnh cần thiết để đảm bảo tính dễ đọc cho các bản sửa đổi trong tương lai.
Không phải lúc nào bạn cũng có thể tham dự đầy đủ một cuộc họp. vì vậy đừng quên “đặt mình” vào cảm giác của người vắng mặt!
4. chọn chỉ nhập thông tin chính xác
Mục chính xác là bắt buộc trong cách ghi biên bản cuộc họp . người viết không nên tập trung quá nhiều vào ý kiến cá nhân, thêm bớt các ý kiến trong biên bản cuộc họp.
Bạn có thể có biên bản cá nhân với quan điểm và nhận xét của riêng mình nếu muốn, nhưng biên bản của cuộc họp chung chỉ nên bao gồm thông tin chính xác đã được thảo luận.
5. sử dụng mẫu biên bản cuộc họp ở định dạng hợp lý
nếu bạn là ghi chú cuộc họp , hãy sử dụng một mẫu nhất định. tùy theo mục đích mà chúng ta sẽ có những mẫu báo cáo cuộc họp khác nhau. Đối với các cuộc họp thân mật và trang trọng, bạn có thể sáng tạo hơn với biên bản cuộc họp của mình.
những điều cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp
Biên bản của một cuộc họp đầy đủ phải bao gồm thông tin đầy đủ, ngắn gọn và chính xác. Không khó để làm điều đó, bạn chỉ cần ghi nhớ những điều nên làm và không nên khi ghi chép cuộc họp, như sau:
4 điều bạn không nên làm khi mất vài phút
bốn điều cần làm khi ghi biên bản cuộc họp
biên bản cuộc họp mẫu, biên bản cuộc họp đầy đủ
Sau khi tìm hiểu các định nghĩa, quy tắc viết, những điều nên làm và không nên thực hiện trong biên bản cuộc họp , bạn vẫn không có cảm hứng để ghi chú cho cuộc họp Tiếp theo của mình? Sau đây, glints xin đưa ra một số biên bản cuộc họp mẫu cho từng tình huống cụ thể, các bạn cùng tham khảo nhé!
1. mẫu biên bản cuộc họp đơn giản và thân mật
Mẫu biên bản tiếng Anh dưới đây siêu đơn giản, ai cũng có thể làm quen. Mẫu này có mục tiêu, chương trình họp và các bước tiếp theo cho cuộc họp tiếp theo. nếu muốn, bạn cũng có thể tự tùy chỉnh để phù hợp với tính chất của các cuộc họp hàng ngày.
2. mẫu biên bản cuộc họp chính thức của hội đồng quản trị
Mẫu sau được thiết kế cho những dịp “trang trọng” và quan trọng hơn, được cấu trúc đặc biệt cho các cuộc họp hội đồng quản trị, ủy ban, cuộc họp và hơn thế nữa. thuộc các tổ chức và công ty nước ngoài.
3. mẫu biên bản họp giao ban
Các cuộc họp thông tin không còn quá xa lạ, thực hiện mục đích giải quyết các tình huống phát sinh trong các tổ chức, công ty. Hãy xem ví dụ về biên bản cuộc họp bằng tiếng Việt này.
4. ví dụ về biên bản cuộc họp giữa hai công ty
Mẫu biên bản cuộc họp bắt buộc phải có dành cho hai đối tác hoặc giữa công ty và khách hàng. lần tới khi bạn có cuộc họp với đối tác của mình, hãy nhớ sử dụng mẫu lấp lánh.
tải xuống trong liên kết dự phòng: https://forms.gle/wig5lt3dhnhsbzhka
kết luận
Trong suốt bài viết trên, glnts hy vọng đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích về cách ghi chép trong các cuộc họp. Đừng quên rèn luyện kỹ năng này với mẫu biên bản cuộc họp từ glints vietnam để các cuộc họp tiếp theo của bạn trở nên thú vị và hiệu quả hơn.
tác giả