Bạn phải thực hiện một thông báo để gửi đến một danh sách lớn nhân viên của công ty và bạn đang loay hoay không biết làm cách nào để thay thế phương pháp thủ công rất tẻ nhạt và tốn thời gian. bạn muốn có một giải pháp để hoàn thành công việc này một cách nhanh nhất, tối ưu nhất và tiết kiệm thời gian. nhưng nếu bạn không đọc bài viết này, bạn vẫn phải làm thủ công. Để tạo một tin nhắn hoặc một tài liệu có nội dung cố định và gửi cho nhiều người, bạn cần sử dụng tính năng trộn thư hay còn gọi là phối văn bản trong ứng dụng Microsoft Word mà bạn sử dụng hàng ngày.
những gì bạn đang xem: liên kết dữ liệu từ excel sang word bằng cách sử dụng kết hợp thư
bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách trộn nội dung văn bản có ký tự cố định cho từng nhân viên có dữ liệu được sắp xếp trong tệp excel một cách nhanh nhất để giúp bạn giải quyết vấn đề không phải làm thủ công như đã trình bày ở trên .
Mail Merge là một tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp bạn giảm bớt thời gian khi phải chèn danh sách vào một mẫu cố định, chẳng hạn như lời mời, thông báo, thư cảm ơn. cảm ơn, báo cáo …
vấn đề điển hình xảy ra ở đây là tạo thông báo thanh toán chậm cho từng nhân viên của công ty.
vì vậy để thực hiện trộn văn bản (mail merge) với mục đích tạo thông điệp cho tất cả nhân viên trong thời gian ngắn nhất có thể, chúng ta sẽ tiến hành thực hiện tuần tự theo các bước sau:
1. bước 1: chuẩn bị tệp danh sách cán bộ và tệp nội dung thông báo
Vì vậy, để giải quyết vấn đề này bằng phương pháp trộn thư (mix text), chúng ta phải tạo một tệp tin word chứa cấu trúc và nội dung của thông báo nợ lương, tệp tin còn lại chứa danh sách tất cả các nhân viên trong công ty. mà bạn cần tạo và gửi cho họ được lưu trữ dưới dạng tệp excel (xls hoặc xlsx). bạn có thể làm theo mẫu của hai tệp này như hình dưới đây:
hình 1: mẫu tệp excel chứa danh sách nhân viên của công ty
hình ảnh 2: tệp word mẫu chứa thông điệp muốn gửi đến nhân viên
2. Bước 2: Sử dụng tính năng trộn thư của word để bắt đầu hợp nhất tài liệu
để thực hiện bước này, bạn phải đảm bảo rằng tệp excel chứa danh sách nhân viên công ty đã được đóng, sau đó mở tệp word có chứa nội dung tin nhắn và nhấp vào mails (1) > = & gt; bắt đầu phối thư (2) = & gt; chữ cái (3). thực hiện tuần tự theo các hình chữ nhật được tô màu như hình dưới đây.
hình ảnh 3: bắt đầu trộn văn bản
3. bước 3: chọn file excel chứa dữ liệu danh sách nhân viên để làm cơ sở gộp chứng từ
trong bước này, hãy chọn chọn người nhận (4) = & gt; danh sách người dùng thoát… (5) . bạn làm tương tự theo thứ tự được hiển thị bên dưới.
hình 4: chọn tệp excel chứa danh sách nhân viên
sau đó chọn thư mục chứa tệp excel mẫu của công ty bạn, trong trường hợp này nếu bạn để nó trên màn hình, bạn sẽ chọn desktop (6) = & gt; chọn tệp excel chứa danh sách nhân viên (7) = & gt; chọn mở . làm như hình bên dưới.
hình 5: chọn tệp excel chứa danh sách nhân viên (tiếp theo)
sau đó một cửa sổ mới hiện ra, bạn chọn sheet chứa danh sách nhân viên của công ty bạn, ở đây file excel tổ chức sheet 1 chứa danh sách nhân viên nên trong cửa sổ này chọn sheet1 $ như hình chữ nhật màu đỏ số 9 trong hình dưới đây.
xem thêm: cách chèn chữ vào hình ảnh trong word tất cả các phiên bản, cách chèn chữ vào hình ảnh trong word
hình 6: chọn tệp excel chứa danh sách nhân viên (tiếp theo)
4. bước 4: chọn các dòng lấy dữ liệu để chèn nội dung tin nhắn vào file word
Trong bước này, hãy chọn chỉnh sửa danh sách người nhận = & gt; bỏ chọn những dòng đầu tiên, chỉ chọn những dòng chứa dữ liệu cần đưa vào file word.
trong cửa sổ mới mở ra, bạn bấm vào các ô tương ứng với thứ tự 11,12 để bỏ chọn vì 2 dòng này chứa tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng không phải là dữ liệu cần lấy. trong thông báo. dữ liệu được lấy từ số thứ tự 1, nó trông giống như hình bên dưới.
hình 7: chọn các dòng để lấy dữ liệu chèn vào tệp word với nội dung thư
Chú ý rằng các tên cột được hiển thị tương ứng với các số thứ tự màu đỏ 13, 14, 15 … các cột này tương ứng với các cột trong bảng dữ liệu bên dưới trong hình trên; các cột này được gọi là “ trường dữ liệu ”, cụ thể: “danh sách nhân viên” là tên của cột “stt”, f2 là tên của cột “đầu tiên và cuối cùng”, f3 là tên cột “ngày tháng năm. sinh” … bạn nhớ để bước tiếp theo chúng ta sẽ chèn dữ liệu vào file word từ tên của các trường dữ liệu này.
Sau khi hoàn tất, hãy chọn đồng ý để hoàn tất.
5. Bước 5: Chèn các trường dữ liệu từ tệp excel vào nội dung của tệp word
Ở bước này, bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn trường dữ liệu tương ứng, trong bài toán này chúng ta sẽ thực hiện tuần tự như sau:
+ đặt con trỏ trước từ “number:” (số thông báo) = & gt; nhấp vào chèn trường hợp nhất = & gt; select list_staff_list (đây là số cột trong bảng danh sách nhân viên đã ghi ở trên).
+ thực hiện tương tự để chèn tên nhân viên vào trước từ “ thân mến: bạn ” = & gt; nhấp vào chèn trường hợp nhất = & gt; chọn f2 (đây là cột họ và tên);
+ thực hiện tương tự để chèn lý do thanh toán chậm trước từ “ chèn lý do thanh toán chậm: ” = & gt; nhấp vào chèn trường hợp nhất = & gt; chọn f8 (đây là cột nhận xét trong dữ liệu);
bạn làm tương tự như hình ảnh bên dưới:
hình 8: chèn các trường dữ liệu vào nội dung của tệp word
6. bước 6: hiển thị kết quả và di chuyển giữa các nhân viên cho quảng cáo tương ứng
để hiển thị kết quả của việc trộn thư (hợp nhất văn bản) mà bạn đã thực hiện ở các bước trên, hãy nhấp vào biểu tượng kết quả xem trước (20) , sau đó một thông báo sẽ được hiển thị với nội dung của thông báo cho nhân viên đầu tiên trong danh sách. để di chuyển giữa các nhân viên, hãy nhấp vào biểu tượng có số 21, 22 như hình bên dưới.
tại đây, bạn có thể in hoàn chỉnh và gửi cho nhân viên của mình!
tải xuống tệp thực hành tại đây: tệp thực hành trộn văn bản – trích xuất mật khẩu: nghiencongnghe.org
Bạn nên thường xuyên theo dõi các bài viết trên nghiencongnghe.org để tiếp cận bài viết hướng dẫn cách trộn tài liệu và gửi cho nhân viên qua email mà không cần phải in ra. sao chép trên giấy và phân phát cho nhân viên.