khi trình bày các loại báo cáo khác nhau, chúng tôi thường phải đính kèm các bảng dữ liệu để minh họa các con số của chúng tôi. Nếu bạn đã chuẩn bị các bảng trong excel và đang tìm kiếm cách sao chép từ excel sang word thay vì tạo một bảng mới từ đầu, hãy cùng geektechreviews.com tìm hiểu 4 phương pháp chuyển dữ liệu từ excel sang word. cách dễ dàng hơn và nhanh hơn.
bạn đang xem: cách liên kết dữ liệu từ excel sang word
cách sao chép từ excel sang word: sao chép và dán
cách sao chép từ excel sang word
giả sử chúng ta có một bảng dữ liệu excel đơn giản như sau:
làm cách nào để sao chép trang tính này từ excel sang word? tất cả những gì bạn cần làm là làm theo các bước bên dưới.
Như bạn có thể thấy, toàn bộ trang tính excel đã xuất hiện trong trang tính từ sau một vài cú nhấp chuột. Làm thế nào dễ dàng để sao chép nó từ excel sang word?
sao chép và dán các định dạng
Nếu bạn muốn định dạng lại bảng của mình sau khi chuyển dữ liệu từ excel sang word, hãy chú ý đến biểu tượng ctrl nằm ở góc dưới cùng bên phải của bảng mà bạn vừa dán.
Khi nhấp vào biểu tượng này, bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn định dạng dữ liệu, cụ thể như sau:
có lẽ sau khi sao chép và thử tất cả các tùy chọn trên, bạn sẽ thấy tùy chọn giữ định dạng và liên kết nguồn & amp; việc giữ định dạng nguồn cũng không khác gì việc sử dụng kiểu đích và liên kết & amp; sử dụng các kiểu đích. tuy nhiên, nếu bạn thay đổi công thức hoặc số trực tiếp trong excel và quay lại word, bạn sẽ thấy sự khác biệt giữa các cặp định dạng trên. nếu bạn dán giữ định dạng nguồn, bảng từ của bạn sẽ không thay đổi. tuy nhiên, với & amp; giữ nguyên định dạng nguồn, bảng từ giờ sẽ tự động cập nhật những thay đổi bạn đã thực hiện trong excel.
Tóm lại, việc giữ nguyên định dạng nguồn chỉ dán dữ liệu và khung bảng từ excel vào word. Điều này có nghĩa là sau khi áp dụng phương pháp sao chép bảng từ excel sang word, nếu bạn thay đổi công thức hoặc bất kỳ phần tử nào trong bảng excel thì bạn cần thực hiện lại các thay đổi đó trong bảng word theo cách thủ công. trong khi đó, liên kết & amp; Việc giữ nguyên định dạng nguồn sẽ giúp bạn tạo đường dẫn đến trang tính excel và sẽ tự động cập nhật bất kỳ thay đổi nào từ excel sang word.
Các tùy chọn này là một phần của tính năng dán đặc biệt trong cả excel và word. vậy có thể áp dụng cách sao chép từ excel sang word bằng công cụ này không? Câu trả lời là, tất nhiên, có. tiếp tục làm theo cách sao chép trang tính excel sang từ thứ hai.
cách sao chép từ excel sang word: tạo bảng với liên kết cập nhật tự động
Có một cách sao chép từ excel sang word khác mà bạn có thể sử dụng để tạo liên kết đến bảng dữ liệu gốc, để tự động cập nhật các thay đổi trong bảng excel sang bảng word. theo cách này, chúng tôi sẽ sử dụng chức năng dán đặc biệt.
dán hàm đặc biệt trong word
Thông thường, khi bạn sử dụng phím tắt ctrl + c ctrl + v, hệ thống sẽ mặc định dán cả dữ liệu và định dạng ban đầu. nếu bạn muốn thay đổi định dạng dán này, tính năng bạn cần là dán đặc biệt.
bạn có thể tìm thấy cách dán đặc biệt trong thẻ bắt đầu & gt; nhóm khay nhớ tạm & gt; dán & gt; dán đặc biệt.
cách sao chép từ excel sang word
với tính năng dán đặc biệt, chúng tôi sẽ sao chép trang tính excel sang word dưới dạng liên kết. điều này cho phép word tự động thay đổi dữ liệu trong bảng khi bạn thực hiện thay đổi trong excel. thao tác này cực kỳ hữu ích trong trường hợp dữ liệu của bạn vẫn đang ở bước chỉnh sửa nhưng không phải là dữ liệu cuối cùng.
xem thêm: đánh số thứ tự trong excel, 7 cách đánh số thứ tự trong excel nhanh chóng, dễ dàng
Tiếp tục với bảng dữ liệu từ phần trước, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sao chép từ excel sang word bằng cách sử dụng chức năng dán đặc biệt, bao gồm các bước sau:
vậy là bạn đã hoàn thành cách chuyển dữ liệu từ excel sang word vẫn giữ được liên kết với tệp gốc. hãy thử thay đổi dữ liệu trong excel, chắc chắn bạn sẽ thấy bảng word thay đổi theo. nếu bạn không thấy 2 bảng phù hợp, hãy nhấp chuột phải vào bảng từ và chọn liên kết làm mới.
Khi bạn áp dụng cách sao chép excel sang word này, bảng word sẽ liên tục được cập nhật dựa trên tệp excel gốc mỗi khi bạn mở tệp. ngay cả khi excel không hoạt động, word vẫn có thể kiểm tra các thay đổi để tự động điều chỉnh bảng liên kết. vì vậy bạn không cần phải kích hoạt cả hai chương trình nếu chỉ muốn chỉnh sửa từ.
Một điểm nữa bạn cần lưu ý về cách sao chép bảng từ excel sang word bằng cách dán đặc biệt là 2 bảng dữ liệu được liên kết với nhau. do đó bạn nên giữ các tệp excel và word trong bộ nhớ thiết bị của mình. Trong trường hợp bạn gửi cho ai đó một tệp word, hãy đảm bảo bạn bao gồm tệp excel vì nếu không bảng word của bạn sẽ gặp lỗi và dữ liệu sẽ không thể cập nhật đúng cách.
Phương pháp chuyển dữ liệu từ excel sang word này rất phù hợp cho các tệp excel có chứa khối lượng dữ liệu lớn và phức tạp. bạn có thể chọn một phần nhỏ trong số chúng để đưa vào báo cáo word của mình mà không gặp vấn đề gì bằng cách thay đổi dữ liệu trong tệp excel.
cách sao chép từ excel sang word: nhúng bảng vào word
Trong 2 phần trước, chúng ta đã học cách sao chép từ excel sang word để bảng tự động cập nhật dữ liệu dựa trên những thay đổi trong tệp excel gốc. tuy nhiên, chúng ta bắt buộc phải giữ 2 tệp word và excel cùng nhau. Trong phần này, chúng ta sẽ học cách nhúng một bảng excel vào word để tạo một bảng tính excel trực tiếp trên trang văn bản.
cách sao chép từ excel sang word
Dưới đây là các bước để nhúng một trang tính excel vào word:
sau một thời gian chờ đợi, bạn sẽ thấy bảng excel đã được copy sang word. những gì thực sự đã xảy ra trong quá trình chờ đợi này không chỉ là chuyển dữ liệu từ excel sang word, word đã tạo một tệp excel mới và hiển thị bảng từ tệp đó. Với bạn thì có vẻ vô lý nhưng sự thật luôn ẩn chứa những điều bất ngờ như vậy.
nếu bạn không tạo, hãy nhấp đúp vào bảng bạn vừa tạo trong tệp word. Bạn sẽ thấy bảng excel chứa bảng tính trên xuất hiện ngay trong trình soạn thảo văn bản word, như hình bên dưới:
Các tính năng của bảng tính này hoàn toàn tương tự như các tính năng được cung cấp bởi Microsoft Excel. bạn có thể định cấu hình các chức năng tính toán cho bảng dữ liệu của mình hoặc định dạng thông tin được hiển thị trong bảng, ví dụ: áp dụng bộ lọc để lọc dữ liệu hoặc định dạng có điều kiện để tô màu các ô đặc biệt.
một số lưu ý
Ưu điểm lớn nhất của tính năng sao chép excel sang word này là bạn không còn cần phải sử dụng 2 tệp excel và word riêng biệt để tạo báo cáo văn bản của mình nữa. thay vào đó bạn đã tích hợp 2 tệp thành một và chỉ cần thao tác trên word là đủ. khi bạn chia sẻ tệp này với người khác, họ cũng không cần tệp excel gốc để xem đầy đủ dữ liệu đã chuyển đổi.
Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm trên, cách sao chép trang tính excel sang word này có thể làm chậm hoạt động của phần mềm và có nguy cơ gây quá tải nếu lượng dữ liệu cần nhúng quá lớn. Lúc này, word không chỉ thực hiện mở tài liệu mà còn thực thi toàn bộ tệp để chuyển dữ liệu từ excel sang word. vì vậy nếu bạn thấy quá trình chờ đợi sau khi nhấp vào ok trong hộp thoại dán đặc biệt quá lâu, thì đây là nguyên nhân. Có khả năng là word có thể ngừng phản hồi đột ngột, vì vậy hãy xem xét cẩn thận kích thước của tệp excel trước khi áp dụng cách sao chép từ excel sang word này.
cách sao chép từ excel sang word: tạo bảng ở định dạng hình ảnh
Nếu bạn đang hoàn thành các bước cuối cùng trong báo cáo và không có dữ liệu nào thay đổi nữa, xử lý bảng bằng sao chép từ excel sang word là một mẹo quan trọng. Đây là phương pháp đơn giản và dễ quản lý nhất trong số các cách chuyển dữ liệu từ excel sang word mà tôi đã đề cập trong bài viết hôm nay.
cách sao chép từ excel sang word
các thao tác về cách sao chép một trang tính excel sang word ở định dạng hình ảnh được thực hiện lần lượt như sau:
như vậy, bạn đã chuyển đổi dữ liệu từ excel sang word ở định dạng hình ảnh. sau khi có hình ảnh, bạn có thể chỉnh sửa hình ảnh đó như bất kỳ hình ảnh bình thường nào khác.
cách chèn liên kết vào hình ảnh
Nếu bạn vẫn muốn hình ảnh của mình vẫn linh hoạt và có thể cập nhật dựa trên những thay đổi đối với tệp gốc, hãy làm theo các bước bên dưới:
Với thao tác này, bạn đã áp dụng thành công cách copy trang tính excel sang word ở dạng ảnh mà vẫn có thể cập nhật tự động. Do ảnh mới tạo có chứa liên kết đến file gốc nên các bạn lưu ý giữ đồng thời file word và excel để ảnh word hiển thị chính xác.
Trong trường hợp tệp excel bị xóa hoặc đổi tên, hình ảnh bạn sao chép sang word sẽ giữ nguyên định dạng như hình ảnh bình thường.
tóm tắt
Trên đây là một số phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ excel sang word mà bạn có thể áp dụng cho các bảng trong bảng tính. Tùy từng trường hợp và yêu cầu cụ thể, bạn hãy cân nhắc cách copy từ excel sang word để đưa ra quyết định phù hợp nhất. Để biết thêm mẹo về thao tác giữa các phần mềm Microsoft, hãy xem các bài viết của chúng tôi trên blog geektechreviews.com.