- chuẩn bị trước khi kiểm kê + chủ động thông báo cho các bộ phận liên quan để có sự chuẩn bị tốt nhất. nhất là vào những ngày tồn kho, nếu thực sự cần thiết thì nên thông báo cho nhà cung cấp, đối tác hoặc khách hàng để không làm phiền và hạn chế tần suất nhập hàng mới. o Hàng hóa mới nhập về phải để ở khu vực riêng, tách biệt với hàng hóa trong kho. + phân công nhân sự, người sẽ phụ trách tham gia vào quá trình kiểm kê, nói chung trong công ty, thủ kho và kế toán sẽ phối hợp thực hiện công việc này, hoặc có trường hợp trưởng phòng sẽ làm việc trực tiếp. + đưa ra kế hoạch kiểm kê cụ thể hơn khu vực nào kiểm tra trước, khu vực nào kiểm tra tiếp theo, ưu tiên loại mã hàng nào, từng thời điểm,…
- các bước trong quy trình kiểm kê
Thông thường, một doanh nghiệp có thể kiểm kê hàng hóa theo các bước sau đây hoặc theo các đặc điểm kinh doanh khác nhau, nhưng cũng có thể linh hoạt thay đổi cho phù hợp. Bước 1 : Dựa vào phần mềm quản lý hàng tồn kho và các báo cáo để lập bảng kê theo danh sách đầy đủ, sắp xếp theo khu vực. lưu ý, mẫu phiếu xuất kho hàng hóa bao gồm các cột chi tiết tên mặt hàng, số lượng thực tế, số lượng hàng hóa trong báo cáo, ghi chú … bước 2 : bắt đầu kiểm kê hàng hóa trong kho và ghi chép vào phần hình thức hiện có. Hai người nên kiểm kê song song và ghi dữ liệu độc lập trong vòng hai phút để so sánh và tăng độ chính xác. Bước 3 : Sau khi kiểm kê và hoàn thành đối chiếu kết quả kiểm kê của hai người về số lượng thực tế, nếu có chênh lệch thì cần thống kê lại để có số liệu chính xác. Bước 4 : Sau khi tổng kết lượng hàng tồn thực tế trong kho sẽ được đối chiếu với số liệu tương ứng trong báo cáo. nếu có chênh lệch, thủ kho và kế toán phải điều tra và giải trình cụ thể. Bước 5 : Sau khi giải trình chênh lệch, kế toán phải điều chỉnh chênh lệch theo số liệu thực tế đã xác minh. Bước 6 : Lập và hoàn thành hồ sơ kiểm đếm hàng tồn kho, đồng thời yêu cầu các bên liên quan ký xác nhận để có sự kiểm soát đầy đủ nhất. bước 7 : hãy nhớ rằng trong trường hợp sai lệch, giám đốc và chủ sở hữu công ty sẽ phải tìm ra nguyên nhân. thông thường các trường hợp sau sẽ xảy ra:
+ chênh lệch vượt quá báo cáo: đây là trường hợp có thể do lỗi nhập dữ liệu làm báo cáo hoặc quên nhập dữ liệu khi nhập sản phẩm mới về kho. + Chênh lệch ít hơn báo cáo: Đây là vấn đề lớn cần được khắc phục vì máy quét mã vạch có thể quên, mất do vận chuyển hàng hóa, hoặc đôi khi cần sửa. gian lận, ăn cắp …