[thủ thuật văn phòng] hướng dẫn cách liên kết dữ liệu word và excel đơn giản và dễ dàng: nếu bạn là dân văn phòng thường viết báo cáo bằng word và cần lấy dữ liệu từ bảng tính excel một lần. cách đơn giản thông thường là sao chép bảng tính từ excel và dán vào word, nhưng cách đó chỉ phù hợp với dữ liệu cố định nhỏ. Trong trường hợp sau này các chi tiết của bạn thay đổi, việc này sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức, vậy phải làm thế nào?
vì vậy để tiết kiệm thời gian và công sức, bạn có thể sử dụng chức năng “dán đặc biệt” để tự động liên kết dữ liệu giữa word và excel. đây là một thủ thuật rất hay mà ít người sử dụng với sách hướng dẫn này. thủ thuật này sẽ làm được nhiều điều hơn bạn nghĩ: tác dụng của thủ thuật này là trong tài liệu bạn đang làm việc với excel cần có một số nội dung giống như trong tài liệu word. bạn muốn khi bạn thay đổi, chỉnh sửa nội dung trong excel, word sẽ tự động cập nhật dữ liệu mới. Hãy cùng blog tìm hiểu cách kết nối dữ liệu giữa word và excel để tự động cập nhật dữ liệu khi có thay đổi nhé!
liên kết dữ liệu word và excel tự động cập nhật dữ liệu
Trong bài viết thủ thuật văn phòng trước đây, mình đã hướng dẫn các bạn cách đặt mặc định mở tệp cho microsoft office word trong windows 10 để giúp các bạn mở các loại tệp trong windows 10 dễ dàng hơn, tiếp tục bài viết trong bài viết này, mình sẽ chỉ cho bạn cách liên kết dữ liệu word và excel một cách tự động.
trong bài này mình sẽ demo trong word và excel 2010, đầu tiên trong excel chọn ô chứa dữ liệu cần chuyển sang word, nhấn ctrl + c để copy!
Sau đó qua cửa sổ Word chọn Paste > chọn Paste Special (hoặc bấm tổ hợp 3 phím Ctrl+ Alt + V) để mở hộp thoại “Paste Special”.
nhấp vào “dán liên kết” và chọn một trong các định dạng dữ liệu trong bảng điều khiển bên phải theo nhu cầu của bạn, sau đó nhấp vào ok (ở đây tôi sẽ chọn văn bản unicode thuần túy).
tại thời điểm này, dữ liệu excel và word đã được liên kết, các liên kết dữ liệu trong word sẽ có nền xám mờ khi bạn nhấp vào liên kết.
khi bạn thay đổi dữ liệu trong excel, dữ liệu tương ứng trong word cũng sẽ được cập nhật tương ứng.
#video hướng dẫn
#view mã liên kết giữa excel và word
Để xem mã định dạng dữ liệu trong word bằng cách liên kết tệp excel, chỉ cần nhấn tổ hợp phím alt + f9.
đoạn mã {link excel.sheet.12 c: \ users \ administrator \ desktop \ book1.xlsx sheet1! r3c2: r8c2 a t u} cho thấy rằng dữ liệu được liên kết với Tệp excel , Lưu trữ. và từ. các ký hiệu “a, p, t” thể hiện điều kiện khi liên kết file excel và word, các ký hiệu có ý nghĩa như sau
a: cập nhật dữ liệu tự động
p: hiển thị dữ liệu dưới dạng hình ảnh
t: hiển thị dữ liệu dưới dạng văn bản
u: hiển thị văn bản unicode thuần túy
#automatically update files khi mở chúng
Khi bạn mở tệp word, word sẽ tự động hiển thị thông báo hỏi chúng tôi có muốn cập nhật dữ liệu tự động hay không.
nếu chúng tôi chọn có, dữ liệu sẽ được cập nhật tự động; nếu không chúng tôi sẽ sử dụng dữ liệu cũ; Khi chọn có để cập nhật dữ liệu, bạn cần mở tệp nguồn excel để đảm bảo an toàn, cập nhật cập nhật không bị mất và lỗi dữ liệu.
thường thì thông báo này luôn xuất hiện mỗi khi bạn mở tệp. nếu bạn muốn tắt nó, bạn có thể đi tới menu tệp & gt; tùy chọn & gt; nâng cao, sau đó bỏ chọn dấu kiểm trước các từ “tự động cập nhật liên kết khi mở” & gt; nhấp vào ok để lưu cài đặt!
# cập nhật thủ công
nếu muốn cập nhật thủ công một vùng dữ liệu nào đó trong file word, chúng ta chỉ cần nhấp chuột phải (click chuột phải) vào vùng dữ liệu cần cập nhật và chọn liên kết cập nhật.
bạn cần mở tệp excel để đảm bảo cập nhật không bị lỗi.
#edit liên kết
nếu bạn vô tình di chuyển tệp excel hoặc word sang vị trí khác, bạn cần chỉnh sửa liên kết; làm điều đó bằng cách đi tới tệp & gt; thông tin – & gt; chỉnh sửa liên kết đến tệp (tùy chọn này nằm ở góc dưới bên phải của khung chữ và chỉ xuất hiện khi chúng ta đã lưu tệp).
Bây giờ, bạn sẽ thấy một cửa sổ thay đổi liên kết.
Trong cửa sổ liên kết, chúng tôi có các tùy chọn như ngắt liên kết (xóa liên kết), mã nguồn mở (tệp nguồn mở), thay đổi nguồn (thay đổi liên kết), cập nhật ngay (cập nhật mới).
#notes khi tạo kết nối dữ liệu giữa word và excel
trong trường hợp bạn làm theo các bước trên nhưng trong word, dữ liệu không hiển thị nhưng tất cả mã được hiển thị, hãy chuyển đến menu tệp & gt; tùy chọn & gt; nâng cao, sau đó chọn hộp trước các từ “hiển thị mã trường thay vì giá trị của chúng” & gt; nhấp vào ok để lưu.
tại đây, bạn cũng có thể thay đổi cách hiển thị màu nền (mặc định là màu xám) ở các vị trí chứa liên kết, nhấp vào mũi tên trong phần tô bóng trường rồi chọn 1 trong 3 tùy chọn tương ứng sau câu trả lời:
không bao giờ: không hiển thị
always: luôn hiển thị
khi được chọn: chỉ hiển thị khi được chọn
Nếu tài liệu của bạn có nhiều liên kết, bạn nên chọn để dễ dàng quản lý và cập nhật dữ liệu.
ngoài ra, khi tệp word đã hiển thị chính xác dữ liệu, nhưng khi in ra giấy, bạn chỉ thấy mã, hãy chuyển đến menu tệp & gt; tùy chọn & gt; nâng cao, sau đó bỏ chọn dấu kiểm trước các từ “in mã trường thay vì giá trị của chúng” & gt; nhấp vào ok để lưu.
lưu ý: giữ tệp word và tệp excel trong cùng một thư mục để dễ quản lý. khi bạn đã thực hiện liên kết dữ liệu giữa word và excel, bạn không nên thay đổi tên hoặc đường dẫn của tệp excel; Nếu bạn tiến hành thay đổi tên hoặc đường dẫn của file excel đồng nghĩa với việc mất liên kết giữa word và excel, word không cập nhật được dữ liệu excel.
# pay more chú ý
Khi sử dụng chức năng này để liên kết tệp excel và tệp word, bạn cần lưu ý những điều sau:
- khi chúng tôi thêm các hàng và cột trong tệp excel, bên từ không thay đổi. điều này có thể khiến liên kết của chúng tôi bị sai. vì vậy bạn cần sửa lại vị trí của các giá trị trong tệp excel trước rồi dán liên kết vào trong word.
- nếu chúng ta thay đổi tên hoặc đường dẫn của tệp excel, word sẽ không hiểu được. bây giờ, chúng tôi có thể sử dụng nút thay đổi nguồn … trong cửa sổ liên kết để chọn lại tệp excel mới làm tệp nguồn.
- để an toàn, khi chúng tôi cần cập nhật dữ liệu, chúng tôi phải mở cả tệp word dưới dạng tệp nguồn excel để hạn chế rủi ro có thể xảy ra.
cuối cùng, chỉ cần bạn thấy bài viết hữu ích, hãy đăng ký blog của tôi thường xuyên để cập nhật những bài viết mới nhất qua email. cảm ơn!