biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp là tài liệu quan trọng ghi lại những gì diễn ra trong cuộc họp, bao gồm nhiều thông tin, ý kiến khác nhau của các thành viên tham dự.
Tại mỗi cuộc họp, thư ký (người lưu biên bản) có trách nhiệm kiểm đếm số người tham gia và người vắng mặt, đồng thời ghi lại tất cả các thông tin quan trọng theo diễn biến của cuộc họp.
vai trò của biên bản cuộc họp
Biên bản cuộc họp ghi lại các sự kiện đã hoặc đang diễn ra tại cuộc họp. Đây được coi là một loại tài liệu lịch sử, không có hiệu lực pháp lý nhưng nó là cơ sở để chứng minh những sự kiện có thật đã xảy ra.
về nội dung cuộc họp, có thể là xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo hoặc ý kiến đóng góp, xây dựng của những người, đơn vị có liên quan, v.v. để có thể điều chỉnh, sắp xếp và làm việc hiệu quả hơn.
Ở khía cạnh khác, biên bản họp như một lời nhắc nhở các cá nhân, đơn vị đã ký vào biên bản và chuyển cam kết của mình vào danh sách những việc cần làm.
ngoài ra, biên bản cuộc họp sẽ giúp những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo với nội dung tương tự có thể theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện.
yêu cầu khi viết biên bản cuộc họp
Sự thành công hay mặt khác của cuộc họp phụ thuộc một phần vào việc ghi biên bản và chuyển chúng đến các cá nhân và tổ chức có liên quan. do đó, người lập biên bản cần lưu ý những vấn đề sau:
– chuẩn bị mẫu biên bản
Không phải ai cũng có khả năng nắm bắt thông tin nhanh chóng để có thể ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp, vì vậy việc chuẩn bị thật kỹ một mẫu biên bản theo đúng tiêu chuẩn và yêu cầu của đơn vị yêu cầu là rất quan trọng.
Bất kể cuộc họp nào, biên bản phải có một số nội dung cơ bản:
+ thời gian và địa điểm của cuộc họp;
+ người tham gia
+ nội dung cuộc họp
+ kết thúc cuộc họp.
– ghi nhanh và đầy đủ
Người ghi biên bản phải là người có khả năng ghi chép nhanh và đầy đủ thông tin quan trọng. Hơn hết, nên chuẩn bị sổ tay hoặc máy tính để lưu lại thông tin phòng trường hợp không sử dụng được đầu ghi.
Luôn đảm bảo rằng nội dung của biên bản chứa thông tin quan trọng và bắt buộc.
– nội dung của biên bản phải có trọng tâm
Ngoài việc ghi lại đầy đủ nội dung cuộc họp, để những người không tham dự cuộc họp có thể hiểu rõ vấn đề, người ghi biên bản cần thể hiện được trọng tâm của cuộc họp, tránh những nội dung dài dòng, không cần thiết.
– thông tin chính xác
Biên bản mô tả các sự việc, các thông tin được cung cấp và trao đổi trong cuộc họp, do đó, để đảm bảo tính khách quan, trung thực, cán bộ đăng ký không thêm bớt, bình luận những ý kiến thu thập được tại cuộc họp.
>
đồng thời, để đạt được độ tin cậy cao, biên bản phải được đọc cho tất cả những người có mặt, sửa chữa nếu sai và tự nguyện ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
mẫu biên bản cuộc họp
cơ quan, đơn vị…. –
số: …………………… ..
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam độc lập – tự do – hạnh phúc –
…………, ngày …… tháng …… ……
biên bản cuộc họp
về (1) ………… .. ………… ..
hôm nay, lúc….… giờ …… ngày… ..tháng… ..… ..
trong (2) ……………………………………………………………… ..
một cuộc họp với nội dung (3) ……………… ..
i. người tham dự:
1. chủ tịch (4): mr./mrs. …………………….… .. chức vụ: ……………………
2. thư ký (5): mr./mrs. ……………… chức vụ: ……………………
3. các thành phần khác (6):
………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………… … ..
ii. nội dung cuộc họp: (7)
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
iii. bình chọn (nếu có):
– tổng số phiếu bầu: …………. phiếu bầu
– số phiếu tán thành: ………… phiếu, chiếm ……%
– số phiếu không tán thành: ………… phiếu, chiếm ……%
iv. kết luận của cuộc họp (8):
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
cuộc họp kết thúc lúc… ..giờ… ..ngày…. tháng… .. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên tham dự cuộc họp thông qua và ký tên.
Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày họ ký.
thư ký
(ký, ghi rõ họ tên)
chủ sở hữu
(ký, ghi rõ họ tên)
các thành viên khác
(ký, ghi rõ họ tên)
hướng dẫn ghi biên bản cuộc họp
(1) (3) chủ đề chính và trọng tâm của cuộc họp
ví dụ: bình xét thi đua, biểu dương năm 2018, họp tháng 3 năm 2019,…
(2) các sở, ban, ngành, đơn vị, công ty tổ chức cuộc họp.
(4) người điều hành: người nêu ra các vấn đề chính, quản lý hoặc tổng hợp ý kiến để giải quyết vấn đề.
(5) thư ký: người phụ trách điểm danh những người tham gia và ghi lại thông tin tại cuộc họp, ghi biên bản cuộc họp.
(6) các thành viên khác: họ có thể là đại diện của các phòng ban hoặc nhân viên có liên quan đến chủ đề của cuộc họp.
(7) Nội dung cuộc họp: Đây là phần quan trọng nhất mà thư ký phải lưu ý khi viết biên bản cuộc họp vì chính thư ký sẽ quan sát và ghi lại những gì diễn ra trong cuộc họp (công việc). chủ đề được trình bày, thảo luận, ý kiến phát biểu của người tham gia, …)
(8) kết luận cuộc họp: người chủ trì cuộc họp dựa trên các nội dung đã thảo luận và thông qua bằng biểu quyết (nếu có) để đưa ra quyết định.
Trên đây là biên bản cuộc họp mẫu có thể sử dụng trong mọi trường hợp, cũng như các ghi chú và phương pháp ghi chép chuẩn hơn.
Ngoài ra, luatvietnam còn cung cấp các biểu mẫu hữu ích khác trong quá trình làm việc, người dùng có thể tham khảo tại đây.