trong word có chức năng trộn thư kết hợp thư từ, email, hợp đồng, phiếu lương, thông báo để soạn nội dung hàng loạt với cùng một nội dung mà bạn không cần phải nhập thủ công, tiết kiệm thời gian và công việc thực hiện. Tính năng trộn thư có ở tất cả các phiên bản word từ word 2007 đến word 2019. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng tính năng trộn thư trong word.
- cách trộn văn bản, trộn từ từ trộn thư 2016
cách sử dụng phối thư trong word
trước tiên, bạn cần chuẩn bị một tệp excel với danh sách tên đầy đủ và một tệp word gồm các mẫu hoặc nội dung thư mời để hợp nhất.
bước 1:
Trong giao diện từ với biểu mẫu, hãy nhấp vào thư và sau đó nhấp vào phần tử bắt đầu phối thư được hiển thị bên dưới. tiếp tục bằng cách nhấp vào trình hướng dẫn trộn thư từng bước .
bước 2:
Trong giao diện hiển thị các bước, trước tiên hãy chọn loại tin nhắn chúng tôi đang viết, bao gồm:
- thư: loại thư mời.
- thư điện tử: email.
- phong bì: phong bì.
- nhãn: nhãn thư.
- thư mục: thư theo danh mục.
sau đó bạn nhấp vào tiếp theo.
bước 3:
Trong bước này, bạn sẽ chọn một mẫu tin nhắn để hợp nhất văn bản vào mẫu này bao gồm:
- sử dụng tài liệu hiện tại: sử dụng mẫu thông báo mở.
- bắt đầu từ mẫu: sử dụng mẫu chữ cái trong word.
- bắt đầu từ tài liệu hiện có: sử dụng hiện có hoặc các mẫu chữ cái đã tạo được lưu trong word.
nhấp vào tiếp theo để chuyển sang bước tiếp theo.
bước 4:
Trong bước này, chúng tôi chọn dữ liệu được lấy từ tệp excel có chứa danh sách tên. nhấn duyệt… để chọn tệp excel .
hiện hiển thị giao diện trong word với các trang tài liệu excel. nhấp vào trang tính chứa dữ liệu bạn muốn sử dụng, sau đó nhấp vào chấp nhận để tiếp tục.
bây giờ sẽ hiển thị nội dung đầy đủ của các cột có trong tệp excel , bạn có thể kiểm tra hoặc bỏ chọn thông tin trong giao diện. bấm chấp nhận để tiếp tục. sau đó nhấp vào tiếp theo để chuyển sang bước tiếp theo.
bước 5:
Trong bước này, bạn sẽ có tùy chọn để thêm hoặc chỉnh sửa thông tin trên chữ cái hỗn hợp trong trường hợp bạn chưa viết xong mẫu. Nếu mẫu đã được viết hoàn chỉnh, hãy bỏ qua bước này, nhấp vào tiếp theo để tiếp tục.
bước 6:
Trong bước này, bạn nhấp vào nơi bạn muốn chèn nội dung, sau đó nhấp vào nút chèn trường hợp nhất rồi chọn trường bạn muốn lấy , tên của người đó trước.
tên trường bây giờ sẽ được hiển thị, để luôn hiển thị tên của người đó thì hãy nhìn vào cột nội dung ở phía bên phải, nhấp vào mũi tên trên người nhận để thay đổi các mục trong danh sách . ngay lập tức hiển thị tên của người bạn muốn điền vào danh sách.
sau đó nhấp vào nội dung khác bên dưới để điền thông tin, chúng tôi cũng nhấp vào chèn trường hợp nhất và sau đó chọn trường để điền nội dung >, đây là tiêu đề. thì nó sẽ hiển thị tên tiêu đề tương ứng với tên trên là file excel. nếu bạn nhấp vào mũi tên của người nhận, nội dung của các trường sẽ thay đổi ngay sau đó.
bây giờ bạn có thể nhấn in lời mời và thì đấy.
cuối cùng nhấp vào tiếp theo để hoàn tất quá trình phối thư từ.
bước 7:
khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào nút kết thúc & amp; hợp nhất rồi chọn gửi email bên dưới.
sau đó bạn điền nội dung email muốn gửi rồi bấm ok để tiến hành mở outlook trên máy tính và gửi email qua outlook. trong trường hợp sử dụng gmail, bạn cần lưu nó thành một tệp tài liệu riêng biệt và sau đó gửi nó qua email.
