Trong kinh doanh, thư từ thương mại là hình thức đóng vai trò quan trọng trong việc trao đổi, liên lạc thông tin, đàm phán, thảo luận, đề xuất các vấn đề giữa công ty và khách hàng. do đó, một bức thư doanh nghiệp chuẩn mực và ấn tượng sẽ giúp công ty “ghi điểm” với đối tác, cũng như giải quyết nhanh chóng các vấn đề đặt ra trong thư. các loại thư từ kinh doanh phổ biến bao gồm thư khiếu nại, thư đặt hàng, thư hòa giải, …
Chỉ mục: i. các mẫu thư thương mại được sử dụng nhiều nhất bằng tiếng Anh (có liên kết tải xuống) ii. quy tắc viết thư thương mại tiêu chuẩn
Làm thế nào để viết thư tín thương mại chuẩn?
i. các mẫu thư thương mại được sử dụng nhiều nhất bằng tiếng Anh (có liên kết tải xuống)
mẫu 1:
Mẫu 2:
Mẫu 3:
II. Quy tắc viết thư tín thương mại chuẩn
Sau đây là các yếu tố cơ bản của một bức thư thương mại tiêu chuẩn:
1. Địa chỉ trả lời: Nhập tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email của bạn. 2. ngày: nhập ngày gửi của bạn 2-6 dòng bên dưới tiêu đề thư (3 dòng tiêu chuẩn). 3. dòng tham chiếu: Nếu người nhận yêu cầu thông tin cụ thể, chẳng hạn như tham chiếu công việc hoặc số hóa đơn, hãy nhập vào đó 1 hoặc 2 dòng, ngay bên dưới ngày giao hàng. nếu bạn đang trả lời một bức thư, bạn có thể tham khảo ví dụ sau:
- phản hồi: công việc số 625-01
- phản hồi: nội dung thư nhận được vào ngày 1 tháng 1 năm 2019.
4. các ký hiệu bưu chính đặc biệt: nhập tất cả các ký tự bằng chữ hoa nếu thích hợp. chẳng hạn như:
- chuyển phát đặc biệt
- chứng chỉ
- gói hàng qua đường hàng không
- cá nhân
- bí mật
6. địa chỉ người nhận: nhập tên và địa chỉ của người và / hoặc công ty bạn đang gửi thư trên 3 đến 8 dòng (4 dòng tiêu chuẩn). nếu bạn đã nhập dòng bình luận, vui lòng bỏ qua tên của người đó ở đây. 7. dòng ghi chú: Nhập tên của người bạn đang gửi tin nhắn. 8. Lời chào: Nhập tên người nhận vào đây. đừng quên mr./mrs. trước họ và tên của bạn để thể hiện sự tôn trọng. Một số lời chào thông thường là:
- thưa quý bà:
- quý ông:
- xin chào ông:
- thưa ông:
- kính gửi [tên đầy đủ]:
9. dòng tiêu đề: nhập ý chính của nội dung thư bằng chữ in hoa. xin vui lòng giữ nó ngắn gọn trên một dòng. một số ví dụ như:
- tiêu đề: thư từ chức
- thư xin việc
- đơn xin việc
thư từ kinh doanh là một hình thức trao đổi thương mại phổ biến
10. thân bài: phải chừa khoảng cách giữa các câu, ngắn gọn và trực tiếp. 11. đóng: Bạn có thể kết thúc thư bằng các ví dụ phổ biến sau:
- chân thành (rất trang trọng).
- tử tế (điển hình, ít trang trọng).
- thân thiện (tử tế, thân mật).
- john doe, manager
- r. t. jones – kỹ sư hiện trường
- tr. thợ rèn
giám đốc, hỗ trợ kỹ thuật 13. chữ viết tắt: nếu có chữ viết tắt (viết hoa các chữ cái đầu tiên của từ hoặc cụm từ) thì có thể nhận xét rõ ràng ở phần này. 14. thông báo đính kèm: dòng này để bạn đọc tiện tra cứu thêm thông tin chi tiết. tuy nhiên, nếu bạn không đính kèm bất kỳ tài liệu hoặc gói nào, bạn có thể bỏ qua chúng. 15. cc: chỉ cần gửi thêm một (vài) bản sao cho người khác. liệt kê tên của những người nhận theo thứ tự bảng chữ cái. nếu chỉ có một người nhận, hãy bỏ qua bước này. Ngoài ra, hãy cố gắng giữ cho thư từ kinh doanh của bạn trên một trang để nó rõ ràng và ngắn gọn. Biết cách viết thư công việc một cách nhã nhặn và ấn tượng sẽ giúp bạn đạt được kết quả như mong muốn và tránh được những sai sót không đáng có ảnh hưởng đến công việc. Các bước viết thư doanh nghiệp không quá khó, bạn chỉ cần chú ý và làm theo hướng dẫn sau khi tải mẫu về để nhanh chóng có được một thư doanh nghiệp chuẩn.