Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về bút toán nhật ký để bạn có thể hiểu rõ khái niệm bút toán và nắm vững các kiến thức quan trọng liên quan đến việc ghi chép sổ sách kế toán. Từ đó, bạn có thể áp dụng lý thuyết vào thực tế. Để nghiên cứu kỹ về bút toán, hãy bắt đầu với các mục sau đây.
1. Các mục nhật ký là gì?
Mục nhật ký là thuật ngữ trong lĩnh vực kế toán được sử dụng để ghi lại các giao dịch trong sổ cái. Theo định nghĩa của Wikipedia, nhật ký là quá trình ghi chú các giao dịch kinh tế, tài chính vào sổ cái. Các ghi chú có thể được thực hiện bằng bút và giấy hoặc được lưu trữ bằng phần mềm.
Một mục nhật ký có thể bao gồm nhiều mục nhỏ, trong đó mỗi mục có thể đại diện cho một ghi nợ hoặc ghi có. Khi tổng giá trị giữa các mục nhỏ trùng khớp, ghi nợ và ghi có được xem là bút toán số dư. Trong quá trình tính toán, giao dịch giữa hai mục nhỏ phải có tổng giá trị bằng nhau.
Các mục nhập này có thể ghi lại các mục duy nhất hoặc các mục lặp lại. Ví dụ, khấu hao tài sản hoặc khấu hao vốn.
2. Cách ghi nhật ký
Khi bạn thực hiện các mục nhập trong phần mềm kế toán, các mục nhập này được nhập bằng số liệu bổ sung từ các mô-đun khác nhau trong phần mềm. Ví dụ, tài khoản phải trả hoặc tài khoản phải thu có ảnh hưởng gián tiếp đến sổ cái kế toán.
Nếu bạn ghi sổ sách bằng giấy, bạn cần ghi nợ trước rồi mới đến ghi có. Điều này giúp phân biệt giữa ghi nợ và ghi có. Ví dụ, ghi nợ sẽ được ghi lên một bên để dễ dàng nhận biết.
3. Các loại bút toán cơ bản mà kế toán cần biết
Thông thường, có 3 loại bút toán cơ bản mà bạn cần biết, bao gồm:
3.1. Bút toán điều chỉnh
Bút toán điều chỉnh được thực hiện vào cuối mỗi kỳ kế toán để đảm bảo đo lường chính xác doanh thu và chi phí. Các mục điều chỉnh bao gồm:
- Phiếu điều chỉnh khấu hao tài sản cố định: Bút toán này điều chỉnh phân bổ nguyên giá tài sản và chi phí liên quan. Phương pháp khấu hao đường thẳng thường được sử dụng.
- Phiếu điều chỉnh thu nhập ứng trước: Điều chỉnh thu nhập dựa trên số tiền đã nhận trước từ khách hàng theo cam kết bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Điều này dẫn đến khoản nợ cần thanh toán.
- Điều chỉnh dựa trên doanh thu chưa thu: Bút toán này điều chỉnh các khoản doanh thu chưa thu liên quan đến doanh thu chưa thu. Điều này giúp xử lý các khoản phải thu.
- Điều chỉnh chi phí trả trước: Bút toán này điều chỉnh các khoản chi phí đã trả. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh trong các kỳ kế toán sau này, ví dụ như phí bảo hiểm, tiền thuê địa điểm, chi phí quảng cáo.
Các mục điều chỉnh này được sử dụng để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu chi phí và doanh thu trong doanh nghiệp.
3.2. Bút toán kết chuyển
Bút toán kết chuyển thường được thực hiện vào cuối kỳ kế toán với các thông số kỹ thuật về thời gian, ví dụ như hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Bút toán này chuyển các đối tượng kế toán từ nhóm tài khoản thứ 5, 6, 7, 8 sang nhóm tài khoản thứ 9 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Các mục cơ bản trong bút toán kết chuyển bao gồm:
- Kết chuyển khoản khấu trừ doanh thu vào tài khoản thu nhập: Bằng cách chuyển từ bên có tài khoản doanh thu sang bên nợ các tài khoản 511, 512, 515, 711, ta có thể xác định rõ hiệu quả kinh doanh của tài khoản 911.
- Xác định công nợ từ các loại tài khoản: Từ các tài khoản 632, 635, 641, 642, 811, 821, chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
- Loại trừ các khoản chi phí không hợp lý và tính vào thu nhập chịu thuế. Xác định số thuế thu nhập mà doanh nghiệp phải nộp.
3.3. Bút toán khóa sổ
Bút toán khóa sổ được thực hiện vào cuối kỳ kế toán để ghi chép đầy đủ các thông số kế toán vào sổ kế toán, tạo nền tảng cho việc lập báo cáo tài chính.
Các loại mục nhập trong bút toán khóa sổ bao gồm:
- Phân bổ khoản trả trước ngắn hạn hoặc dài hạn, bao gồm cả khấu hao tài sản cố định.
- Ghi nhận phí phát sinh và tính phí.
- Kiểm tra danh sách tài sản cố định, tiền mặt và hàng tồn kho, so sánh với mã số phụ của ngân hàng và xử lý chênh lệch.
- Trích lập các khoản chi phí tạm ứng phát sinh trong năm hiện tại chưa có đủ chứng từ, hóa đơn thanh toán.
- So sánh với Nợ phải trả để xem có sai lệch hay không, và điều chỉnh kịp thời nếu có sai lệch.
- Lập dự phòng cho các mặt hàng có thể nhập vào kho và lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi, cung cấp dự phòng cho các khoản đầu tư tài chính và dự phòng hoàn lại.
Sau khi thực hiện bút toán khóa sổ, sổ sách kế toán sẽ là căn cứ để doanh nghiệp lập báo cáo tài chính.
Với những kiến thức về bút toán đã được chia sẻ, hy vọng bạn đã có một cái nhìn tổng quan về khái niệm bút toán và sẵn sàng áp dụng trong công việc kế toán của mình!