Trợ lý là nghề phổ biến ở nhiều công ty hiện nay. đây được coi là “cánh tay phải” cực kỳ đắc lực của ban lãnh đạo công ty. họ hỗ trợ hầu hết các công việc lớn nhỏ và sắp xếp lịch trình.
Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ vai trò của trợ lý và những kỹ năng cần có để trở thành một trợ lý ưu tú. xin vui lòng dành chút thời gian để đọc bài viết này!
hiểu và phân biệt trợ lý là gì?
Wizard là một công việc khá cụ thể. Hãy để glints vietnam giới thiệu cho bạn thuật sĩ là gì nhé!
trình hướng dẫn là gì?
trợ lý là người làm việc trực tiếp với giám đốc hoặc hội đồng quản trị của một công ty để giải quyết một số công việc có liên quan. họ sẽ hỗ trợ lãnh đạo công ty thực hiện nhiệm vụ tốt nhất.
một số vấn đề trợ lý thường giải quyết thay giám đốc:
- quản lý quan hệ đối nội – đối ngoại.
- giải quyết các vấn đề tài chính.
- gặp gỡ và đàm phán với khách hàng.
- truyền đạt thông tin cho cấp dưới.
- chịu trách nhiệm giải quyết một số công việc khi lãnh đạo vắng mặt.
- chịu trách nhiệm quản lý văn thư, văn phòng phẩm, tất cả các loại văn bản, bao gồm lưu trữ, tìm kiếm và chuẩn bị các văn bản mà lãnh đạo cần.
- nhận và gửi tất cả các loại thư từ liên quan đến công việc.
- tổ chức các cuộc họp, hội nghị lớn nhỏ trong công ty.
- Lập kế hoạch làm việc hàng tuần cho công ty, theo dõi và sắp xếp lịch làm việc của lãnh đạo, kiểm tra lịch trình đi công tác và các chuyến công tác khác nhau.
- lưu trữ, tìm kiếm và chuẩn bị tài liệu cần thiết cho một số sự kiện như hội họp, hoặc theo yêu cầu của cấp quản lý.
- Lên lịch các cuộc họp công ty định kỳ hoặc ngẫu nhiên, bố trí phòng họp và phòng hội nghị.
- giúp tổ chức và lưu trữ các tệp nhân viên từ các bộ phận khác nhau.
- hợp tác với nhân viên ở hầu hết các phòng ban của công ty để hoàn thành công việc và có thể thực hiện một số nhiệm vụ hỗ trợ hành chính nếu cần.
- thực hiện cập nhật định kỳ hoặc ngẫu nhiên cho cơ sở dữ liệu nội bộ.
- Trả lời câu hỏi của nhân viên ở các bộ phận khác hoặc liên hệ với bộ phận nhân sự để được giải đáp.
- quản lý các đồ dùng được cung cấp trong văn phòng và mua đồ mới khi cần.
- tổ chức các chuyến công tác, du lịch cho lãnh đạo cũng như một số nhân viên trong công ty.
- phân phối các tài liệu, thông báo hoặc hướng dẫn mới của công ty cho nhân viên khi cần.
- trình soạn thảo văn bản
- soạn và gửi email doanh nghiệp
- tiếp đón đối tác, khách hàng của công ty
- nhận cuộc gọi điện thoại
- lên lịch và chuẩn bị cho các cuộc họp
- hỗ trợ các bộ phận khác, v.v.
- kế hoạch, lịch trình.
- quản lý và phối hợp với các bộ phận để báo cáo.
- giải quyết một số việc cấp bách khi cần thiết.
Trợ lý là một vị trí quan trọng, tương đối phức tạp và đa dạng. công việc đòi hỏi bạn phải có nhiều kỹ năng và phẩm chất để có thể hoàn thành tốt công việc.
sự khác biệt giữa thư ký và trợ lý?
Nhiều bạn nhầm lẫn hai vị trí trợ lý và thư ký là một. vậy sự khác biệt giữa thư ký và trợ lý là gì?
vị trí trợ lý và thư ký sẽ có một số điểm giống nhau:
Ngoài ra, so với vị trí thư ký, công việc trợ lý cũng có nhiều điểm khác biệt. trợ lý có quyền hạn và vai trò lãnh đạo lớn hơn. họ thường có thể đảm nhận những công việc giống như thư ký nhưng trách nhiệm cũng lớn hơn.
Trợ lý là người được giao quyền phân công, giám sát, phụ trách một số công việc của các bộ phận khác. sau đó họ sẽ báo cáo lại cho ban quản lý.
Ở một số công ty, trợ lý cũng có thể quản lý ngân sách, các khoản phải thu hoặc phải trả và làm kế toán. do đó, trợ lý là vị trí có thể liên kết và tương tác với hầu hết các bộ phận khác nhau của công ty.
ngoài ra, trợ lý còn được trao quyền làm việc trực tiếp với nhân viên và khách hàng để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Có thể nói trợ lý là công việc “có một trong vạn người” với khối lượng công việc, quyền hạn và trách nhiệm cao hơn rất nhiều so với thư ký.
mô tả công việc trợ lý chi tiết và đầy đủ hơn
Công việc chính của trợ lý phụ thuộc vào tính chất riêng của từng doanh nghiệp khác nhau. tuy nhiên, bạn có thể tham khảo bảng mô tả công việc cơ bản và toàn diện nhất mà một trợ lý thường phải thực hiện như sau:
những trợ lý cần thiết là gì?
Để trở thành một trợ lý giỏi, bạn có tò mò cần có những tố chất và kỹ năng gì không? đây là một số kỹ năng quan trọng mà bạn cần có.
kỹ năng giao tiếp
Trợ lý là vị trí đòi hỏi khả năng giao tiếp tốt, đàm phán, thuyết phục và nắm bắt tâm lý đối phương. Khả năng này sẽ giúp bạn thu hút và tạo thiện cảm với đối tác, phục vụ cho việc gặp gỡ, tiếp khách hàng thay cho lãnh đạo.
kỹ năng giao tiếp thường đi đôi với sự hiểu biết về ngoại ngữ và văn hóa từ các vùng và quốc gia khác nhau để họ có thể dễ dàng bắt chuyện và xây dựng mối quan hệ.
kỹ năng máy tính
Với đặc thù công việc liên quan đến chứng từ, trợ lý phải là người biết vi tính. kiến thức về các thiết bị công nghệ mới sẽ giúp người trợ lý làm việc tốt hơn, nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và năng suất.
kỹ năng lập kế hoạch
Công việc của trợ lý thường xuyên phải sắp xếp lịch trình, các chuyến công tác của lãnh đạo và một số thành viên trong công ty khi đi công tác. do đó, nắm vững kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức là rất quan trọng.
điều này sẽ giúp một trợ lý giỏi hoàn thành công việc được giao một cách chuyên nghiệp hơn.
kỹ năng ra quyết định
đôi khi phải thay lãnh đạo để giải quyết một số vấn đề phát sinh hoặc khắc phục hậu quả kịp thời. do đó, kỹ năng ra quyết định là một trong những điều cần được rèn luyện.
Ngoài ra, một trợ lý cần phải biết nắm bắt và học hỏi từ người lãnh đạo. từ đó, bạn có thể nhanh chóng phát triển toàn diện và thăng tiến trong công việc.
hiểu lĩnh vực kinh doanh
Điều quan trọng nhất khi trở thành một trợ lý là gì? tức là phải hiểu lĩnh vực kinh doanh và tình hình của công ty. đối với lãnh đạo, trợ lý được coi là “cánh tay” đắc lực
Vì vậy, họ cần hiểu rõ về công ty, tình hình thị trường và đối thủ cạnh tranh, đưa ra phản hồi mang tính xây dựng hoặc giải quyết kịp thời.
<3
Ngoài kiến thức chuyên môn, sự tháo vát và dũng cảm, người tham dự còn phải có ngoại hình thu hút và phong thái lịch sự. vì đôi khi họ cùng lãnh đạo đi gặp khách hàng.
các vị trí trợ lý được săn đón nhiều nhất
Dưới đây là một số vị trí trợ lý phổ biến nhất hiện nay mà bạn có thể xem và đăng ký.
trợ lý hành chính
trợ lý hành chính chịu trách nhiệm về hầu hết các công việc hành chính của công ty.
công việc bao gồm:
Trợ lý hành chính nhìn chung chỉ yêu cầu bằng trung cấp trở lên, với mức lương dao động 7-12 triệu đồng/tháng.
trợ lý bán hàng
Trợ lý bán hàng sẽ trực tiếp tham gia hỗ trợ hoạt động kinh doanh của công ty. Họ sẽ phối hợp với các phòng ban để xây dựng và triển khai các kế hoạch, nhằm tăng doanh số bán hàng.
Do tính chất công việc, trợ lý kinh doanh thường yêu cầu phải có bằng cử nhân kinh tế hoặc marketing. mức lương trung bình của một trợ lý bán hàng sẽ vào khoảng 3 đến 7 triệu đồng/tháng kể từ khi mới vào nghề và có thể lên tới 30 triệu đồng/thángtùy theo năng lực.
trợ lý giám đốc
Người đảm nhiệm chức danh phó giám đốc sẽ trực tiếp hỗ trợ giám đốc hoặc tổng giám đốc trong các công việc như:
Ứng viên phù hợp cho vị trí phó giám đốc thường là cử nhân kinh tế, marketing, luật hoặc có nhiều năm kinh nghiệm quản lý.
Mức lương thông thường cho công việc này dao động từ 7 triệu đồng/tháng khi mới bắt đầu và có thể lên tới hơn 60 triệu đồng/tháng.
trợ lý sản xuất
Trợ lý sản xuất sẽ đảm nhận vai trò hỗ trợ giám đốc, hoặc quản lý bộ phận sản xuất các công việc như giám sát quá trình sản xuất, quản lý nhân sự hay tài chính cho sản xuất.
Trợ lý sản xuất thường đòi hỏi kiến thức chuyên môn cao. Phải có kiến thức về ngành, kinh nghiệm về quy trình sản xuất, sản phẩm hoặc có nhiều năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực sản xuất.
mức lương thông thường cho vị trí này là khoảng 4 triệu đồng/tháng khi mới bắt đầu và lên đến 29,3 triệu đồng/tháng khi đạt yêu cầu.
trợ lý dự án
cũng giống như trợ lý sản xuất, vị trí trợ lý dự án sẽ là “cánh tay đắc lực” cho giám đốc hoặc trưởng phòng dự án.
Nhiệm vụ của trợ lý dự án là theo dõi tiến độ, quản lý các loại hồ sơ tài liệu liên quan, đánh giá nghiệm thu dự án, quản lý chi phí, tính lương thưởng cho nhân viên dự án.
Công việc này yêu cầu bằng Cử nhân Quản trị Kinh doanh hoặc hơn 2 năm kinh nghiệm quản lý dự án. Ngoài ra, ứng viên còn phải có kỹ năng mềm và khả năng chịu áp lực công việc tốt.
Mức lương cho vị trí này có thể 8-14 triệu đồng/tháng tùy theo năng lực.
kết luận
Với những thông tin từ bài viết trên chắc hẳn bạn đã nắm được khái niệm công việc trợ lý là gì, những yêu cầu và kỹ năng cần có để trở thành một trợ lý giỏi, thăng tiến trong công việc.
p>
đừng quên nhận thêm thông tin và mẹo trong ngành để dễ dàng đạt được thành công trong sự nghiệp chuyên nghiệp của mình!
tác giả