Nguồn lực cơ sở: Khi nói đến khái niệm “giao tiếp kinh doanh”, nhiều người vẫn còn nhầm lẫn, kể cả các nhà quản lý doanh nghiệp. Giao tiếp bao gồm những khía cạnh nào? mục đích của nó là gì? giao tiếp nên được thực hiện như thế nào? người lãnh đạo phải hiểu những điều này để lập kế hoạch và triển khai hiệu quả trong doanh nghiệp.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn thông tin về khái niệm giao tiếp trong kinh doanh và 2 phần của nó mà bất kỳ công ty nào cũng phải thực hiện.
giao tiếp công ty là gì?
Truyền thông doanh nghiệp là tổng hợp tất cả các hoạt động truyền tải thông tin và tuyên truyền bắt nguồn từ công ty đến các đối tượng khác nhau, chẳng hạn như công chúng, khách hàng tiềm năng, đối tác, đối thủ cạnh tranh, … và nhân viên trong doanh nghiệp đó.
Truyền thông công ty có hai bộ phận chính phục vụ hai mục đích khác nhau. Một là quảng bá hình ảnh, thương hiệu hoặc sản phẩm và dịch vụ của công ty đó đến các đối tượng bên ngoài nhằm xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa công ty và công chúng. hai là truyền tải những thông điệp, thông tin chính thống từ đại diện công ty đến toàn thể nhân viên nội bộ nhằm xây dựng mối quan hệ thân thiết, gắn kết mỗi cá nhân với bức tranh tập thể.
Hai phần này lần lượt được gọi là giao tiếp bên ngoài và giao tiếp nội bộ.
sự khác biệt giữa giao tiếp bên ngoài và giao tiếp nội bộ là gì?
1. giống nhau
-
mọi người cần có một kế hoạch dài hạn cụ thể
mọi nhà quản trị nên biết rằng giao tiếp bên ngoài luôn cần có kế hoạch cụ thể dựa trên kết quả phân tích, thống kê và kiểm tra (nếu có). Kế hoạch này phải bao gồm cả những dự kiến ngắn hạn và tầm nhìn dài hạn về phát triển doanh nghiệp. Nếu bạn chỉ làm một cách tự phát và mang tính cá nhân, doanh nghiệp không chỉ lãng phí tài nguyên mà còn làm tổn hại đến hình ảnh của doanh nghiệp.
Giao tiếp nội bộ cũng nên có một kế hoạch rõ ràng như vậy. mục đích của nó là tạo ra lợi ích từ sự tiếp xúc giữa công ty và nhân viên, vì vậy không thể tùy tiện đặt “đầu mối” không đúng chỗ. Hãy bắt đầu bằng cách đánh giá tình hình để xác định các hạng mục và nguồn lực cần chuẩn bị, sau đó hành động. các công ty cũng có thể thực hiện song song kế hoạch và đo lường để có được con số chính xác nhất.
thông tin thêm: 6 bước để tạo kế hoạch truyền thông nội bộ cho công ty của bạn
-
mọi người đều yêu cầu thông tin trung thực và trung thực với thực tế của doanh nghiệp
khi truyền thông ra nước ngoài, tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm / dịch vụ, thành tích, con số thể hiện sự phát triển, … mọi thứ đều cần được kiểm chứng trước. Mọi hành vi xảo trá, khoe khoang, “treo đầu dê bán thịt chó” để bôi xấu tên tuổi, trục lợi phi đạo đức đều phải bị lên án.
Đối với giao tiếp nội bộ, thông tin cần chính xác hơn. Vì nhân viên có sự gắn bó và hiểu biết nhất định với doanh nghiệp nên họ có thể phát hiện ra bất kỳ sự thiếu minh bạch nào.
Ngoài ra, cả hai bộ phận truyền thông phải đảm bảo tính hợp pháp và đồng nhất của thông tin. Các tuyên bố hoặc thông điệp được phổ biến phải đến từ lãnh đạo doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp, để tránh gây nhầm lẫn hoặc bóp méo thông tin.
-
mọi người đều cần tương tác đa chiều trong hoạt động giao tiếp
Hiệu quả của giao tiếp trong công ty thường được đánh giá thông qua các tương tác tích cực từ nhiều khía cạnh khác nhau.
Khi cố gắng giao tiếp với thế giới bên ngoài, các công ty mong đợi phản hồi từ công chúng, đặc biệt là khách hàng tiềm năng. trên thực tế, quảng cáo thường mang lại hiệu quả tốt nhất nhưng lại tiềm ẩn rủi ro tiêu cực nhất. Bạn phải cẩn thận hơn với luật, quy tắc ngầm, phong tục, … để phục hồi tương tác tốt nhất.
một yếu tố khác cần xem xét trong giao tiếp bên ngoài là sự tương tác giữa công chúng, hay đơn giản hơn, sự lan tỏa. một quảng cáo ấn tượng sẽ được chia sẻ rộng rãi, hoặc một sản phẩm / dịch vụ tốt sẽ được giới thiệu để nâng cao hiệu quả truyền thông. tuy nhiên, các doanh nghiệp nên cẩn thận với tính năng này vì tính tiêu cực trong các bài đăng trên phương tiện truyền thông cũng sẽ lan truyền nhanh chóng.
Giống như giao tiếp bên ngoài, giao tiếp nội bộ cũng yêu cầu tương tác đa hướng. Không thể vì nhân viên đã là cấp dưới mà bạn đơn phương độc mã theo kiểu ra lệnh, ép buộc, không cho nhân viên đưa ra ý kiến. mọi người đều là một phần của doanh nghiệp và mọi người đều có nhu cầu được tôn trọng, có ý kiến.
giao tiếp kinh doanh nói chung và giao tiếp nội bộ nói riêng đòi hỏi sự tương tác đa chiều
tương tác đa hướng trong giao tiếp nội bộ bao gồm 4 chiều (nhiều hơn giao tiếp bên ngoài). thứ nhất là sự tương tác song song ngược lại giữa lãnh đạo và nhân viên. Thông qua các ấn phẩm, tài liệu quảng cáo hoặc các chương trình được tổ chức, nhân viên sẽ hiểu cấp trên muốn truyền tải thông điệp gì và sẽ phản hồi. Tiếp theo, giao tiếp giữa các nhân viên đóng góp một phần không nhỏ vào hiệu quả truyền thông của công ty. Tùy thuộc vào mức độ tích cực hay tiêu cực của nội dung được chia sẻ này, nó có tác động tương ứng đến doanh nghiệp, ảnh hưởng đến kết quả của tương tác thứ tư: nhân viên ở đâu trong bức tranh lớn.
2. khác nhau
-
về kênh liên lạc được sử dụng
Kênh thông tin đối ngoại phổ biến và hiệu quả nhất là truyền thông đại chúng. Đó là việc áp dụng các phương tiện thông tin đại chúng như tivi, báo chí, bảng hiệu, tờ rơi, catalogue, brochure, v.v. kênh này có sức lan tỏa rộng rãi đến mọi vấn đề của công chúng và dễ gây thiệt hại, ảnh hưởng đến trí tuệ và tình cảm. bạn có thể tận dụng hình ảnh, âm thanh, video, … sống động để thu hút sự chú ý.
Một kênh mạng xã hội khác rất hữu ích nhưng không nhiều công ty Việt Nam quan tâm đến việc tiếp cận trái tim khách hàng thông qua các quỹ từ thiện, chương trình thiện nguyện, … đóng góp cho cộng đồng.
Về truyền thông nội bộ, tưởng chừng như có ít cách thực hiện nhưng thực tế lại khá đa dạng. đó có thể là các phương tiện thông tin phổ biến như email, website, các ấn phẩm truyền thanh nội bộ, bảng thông báo,… hướng vào nhân viên công ty; gặp mặt trực tiếp; hay các bài phát biểu, khảo sát, trao đổi thẳng thắn giữa lãnh đạo và nhân viên. Nếu nhìn theo hướng phát triển của công ty, bạn cũng có thể tổ chức các chương trình trò chơi nội bộ và trao phần thưởng xứng đáng hoặc các buổi đào tạo tập thể.
Một kênh giao tiếp nội bộ hiệu quả 4.0 mà nhiều công ty lớn dựa vào gần đây là cơ sở bên trong mạng truyền thông nội bộ. Với hướng dẫn được chuẩn bị sẵn cho từng yếu tố giao tiếp, cơ sở bên trong không chỉ tạo ra kết nối giữa các nhân viên, mà còn gắn chặt từng nhân viên với sứ mệnh – mục đích – giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. là một phần mềm hữu ích mà bạn nên sử dụng.
cơ sở trong mạng liên lạc nội bộ có sẵn các tiêu đề phương tiện trong hệ thống
xem thêm video giới thiệu ngắn gọn về cơ sở của mạng liên lạc nội bộ bên trong:
Hãy nhớ rằng tất cả các kênh truyền thông và phương tiện truyền thông của công ty cần có sự nhất quán chiến lược. Ví dụ, khi chạy quảng cáo sản phẩm trên TV, bạn phải luôn tuân theo thế mạnh đã được thỏa thuận trước, chẳng hạn như chất lượng nhập khẩu, bao bì thân thiện, tính linh hoạt, … hoặc các phiên trong quá trình giới thiệu. đề cập đến các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
Bạn có thể tóm tắt một số điểm khác biệt giữa hai phần của giao tiếp công ty trong bảng sau.
các công ty nên làm gì đầu tiên: giao tiếp bên ngoài hay giao tiếp nội bộ?
Bạn có thể tự hỏi nên bắt đầu quy trình giao tiếp kinh doanh từ đâu. Đối tượng nào bạn nên nhắm mục tiêu đầu tiên: báo chí, công chúng, khách hàng tiềm năng hay nhân viên công ty?
Trên thực tế, nhiều công ty chỉ chú trọng phát triển quan hệ công chúng và truyền thông đối ngoại mà bỏ quên công tác tư tưởng cho nhân viên, thậm chí cho rằng việc đó không có ý nghĩa. một số công ty khác nhận thấy giao tiếp nội bộ là một thách thức khó khăn và tạm thời hoãn lại.
Sự thật là nếu bạn nắm vững lý thuyết hướng dẫn giao tiếp nội bộ hiệu quả, chắc chắn bạn sẽ tự tin trả lời: bạn nên thực hiện cả giao tiếp bên ngoài và giao tiếp nội bộ cùng một lúc. bởi vì hai thành phần này sẽ hỗ trợ lẫn nhau để thúc đẩy giao tiếp kinh doanh.
Nếu giao tiếp bên ngoài mang lại nhiều kết quả, điều đó có nghĩa là bạn và nhân viên của bạn được ghi nhận thành quả lao động của bạn. điều đó giúp bạn tin tưởng hơn vào chiến lược quản lý và nhân viên có động lực cống hiến nhiều hơn cho doanh nghiệp. thành công là mục tiêu chung của cả hai, dẫn đến sự đồng thuận và hài hòa trong tất cả các chính sách, cam kết và giá trị kinh doanh.
Nếu bạn thực hiện truyền thông nội bộ hiệu quả, bạn sẽ có được mối quan hệ đồng lòng, sự đóng góp nhiệt tình của nhân viên và sự đoàn kết chia sẻ trong lực lượng lao động, điều mà mọi nhà lãnh đạo phải làm và mọi tôn giáo đều mong muốn có được. Nói cách khác, bạn sẽ có một tập thể vững mạnh, nơi mỗi cá nhân là một mảnh ghép trong bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp. trên cơ sở đó, bạn có được nguồn lực vững chắc để phát triển mọi thứ; giống như một vận động viên có thân hình cường tráng và luôn sẵn sàng chạy đua và giành chức vô địch.
Một số công ty có thể vẫn làm rất tốt công tác truyền thông với bên ngoài, nhưng xét về chiến lược phát triển lâu dài, truyền thông nội bộ là hành động cần thiết để xây dựng nền tảng tinh thần vững chắc.
kết luận
Các công ty muốn phát triển bền vững phải thực hiện truyền thông toàn diện trong công ty, bao gồm cả truyền thông bên ngoài và nội bộ. việc tạo ra một chiến lược hiệu quả và lựa chọn các công cụ hữu ích ngay bây giờ là điều bạn cần làm để bắt kịp với tư duy quản lý tiên tiến nhất.
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp mạng nội bộ cơ bản dành cho doanh nghiệp, hãy đăng ký tại đây để được tư vấn và hỗ trợ demo.
-
-
-