Trong bài viết này, Gitiho sẽ cung cấp cho bạn tổng quan về tính năng này và hướng dẫn từng bước để sử dụng kết hợp thư. Hãy theo dõi để biết cách sử dụng hàm cực hay này trong excel!
trộn thư là một công cụ tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm thời gian khi bạn có một lượng lớn dữ liệu để chuyển đổi từ excel sang word. Kết hợp thư giúp bạn nhanh chóng tạo hàng loạt tệp trong word bằng cách kết hợp thông tin bạn có trong trang tính excel. Công cụ này rất cần thiết cho các nhân viên kế toán hoặc nhân sự cần in tem nhãn, phiếu lương hoặc thư mời với số lượng lớn.
chuẩn bị dữ liệu excel để phối thư
Khi bạn phối thư, tệp excel sẽ kết nối với tài liệu phối thư từ. microsoft word sẽ lấy thông tin như tên, địa chỉ và các chi tiết người nhận khác trực tiếp từ bảng tính excel.
vì vậy, trước khi bắt đầu thực hiện, hãy đảm bảo rằng tệp excel đã có đầy đủ thông tin bạn muốn, bao gồm họ, tên, cách chào, mã zip, địa chỉ … nếu bạn muốn thêm nhiều địa chỉ thì chỉ liên hệ. hoặc thông tin khác, bạn phải thực hiện thay đổi hoặc bổ sung trong trang tính excel trước khi phối thư.
Ngoài ra, bạn nên xác minh thông tin quan trọng sau:
- Các cột trong trang tính excel phải khớp với các phần bạn muốn sử dụng khi kết hợp thư. Ví dụ: nếu bạn muốn gọi người đọc của mình bằng tên, hãy đảm bảo bạn tạo hai cột họ và tên riêng biệt. nếu bạn muốn sắp xếp tên người nhận theo khu vực hoặc thành phố, hãy chỉ định rằng bạn đã có hai cột thành phố và khu vực riêng biệt.
- nếu tệp excel bao gồm ngày, giờ, giá trị, đơn vị tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc kết thúc bằng 0, định dạng đúng số, ngày tháng và đơn vị tiền tệ. bạn nên kiểm tra kỹ định dạng ngày tháng trong dd / mm / yyyy để khi trộn thư, thứ tự ngày tháng không chuyển sang mm / dd / yy.
- nếu bạn tạo trang tính excel bằng cách nhập thông tin từ a. tệp csv hoặc .txt, hãy sử dụng trình hướng dẫn nhập văn bản .
xem thêm: cách trộn thư trong excel mà không cần mở từ
hướng dẫn trộn thư từ excel sang word
Sau khi hoàn thành và xem lại trang tính excel, bạn đã sẵn sàng để phối thư. trong ví dụ này, chúng tôi sẽ hợp nhất các thư với danh sách người nhận trong word 2010, tương tự cho word 2013.
- nếu bạn đã viết một bức thư, bạn có thể mở một tài liệu word hiện có hoặc tạo một tài liệu mới.
- chọn kiểu kết hợp thư bạn muốn. đi tới thư & gt; bắt đầu kết hợp thư và chọn loại kết hợp thư: thư ( thư ), email ( thư email ), tem bưu chính (thẻ strong>… strong>), phong bì ( phong bì… ) hoặc tài liệu ( tài liệu từ thông thường ). trong ví dụ, chúng tôi chọn chữ cái .
- chọn người nhận. trong thư & gt; chọn người nhận & gt; sử dụng danh sách hiện có…
- kết nối trang tính excel và tài liệu word. Khi thiết lập kết nối giữa excel và word, hãy đảm bảo rằng nguồn dữ liệu phối thư được cập nhật tự động bất cứ khi nào người nhận nêu chi tiết về thay đổi tệp excel.
Trong hộp thoại chọn nguồn dữ liệu , duyệt đến trang tính excel và nhấp vào mở . nếu từ yêu cầu bạn chọn từ bảng, hãy chọn từ đó và nhấp vào ok.
- Nếu bạn chỉ muốn thêm một số người nhận từ bảng tính excel, hãy nhấp vào nút chỉnh sửa danh sách người nhận trong bắt đầu phối thư .
Hộp thoại
người nhận phối thư ¸ chọn hoặc bỏ chọn để thêm hoặc xóa người nhận phối thư.
lưu ý: Bạn cũng có thể sắp xếp, lọc danh sách người nhận và xác nhận địa chỉ email bằng cách nhấp vào tùy chọn xác thực địa chỉ … trong phần Sức khỏe > tinh chỉnh danh sách người nhận .
như vậy, chúng tôi đã hoàn thành danh sách người nhận và sẵn sàng điền họ vào thư. viết thư mẫu bằng word hoặc sao chép / dán từ nguồn khác.
- thêm khoảng trắng. bạn phải chỉ định nơi nhập địa chỉ khối địa chỉ và dòng lời chào dòng lời chào . vào ghi & amp; chèn các trường trong email .
tùy thuộc vào vị trí được đề cập, một hộp thoại sẽ mở ra với nhiều tùy chọn. chọn tùy chọn bạn muốn, xác nhận kết quả trong phần và nhấn ok. bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trái / phải để chuyển đến bản xem trước của người nhận trước đó / tiếp theo.
Sau khi hoàn tất, vị trí cần điền sẽ xuất hiện trong văn bản của bạn như thể hiện trong hình ảnh bên dưới:
đối với một số chữ cái, chỉ cần thêm khối địa chỉ và dòng lời chào . khi lá thư được in, tất cả các bản sao sẽ giống hệt nhau, ngoại trừ tên và địa chỉ của người nhận.
Trong nhiều trường hợp khác, bạn có thể đưa thông tin chi tiết của người nhận vào nội dung thư để cá nhân hóa họ. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào chèn trường hợp nhất và chọn dữ liệu bạn muốn chèn từ danh sách thả xuống.
- xem trước bức thư. đảm bảo rằng thông tin chi tiết của người nhận hiển thị chính xác trong thư, nhấn nút xem trước kết quả trong thư .
Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trái / phải để xem từng thư có chứa dữ liệu người nhận.
- Hoàn tất phối thư. Khi bạn hài lòng, hãy nhấn nút Hoàn tất & amp; kết hợp trong nhóm kết thúc để chọn in thư hay gửi qua thư.
Nếu bạn muốn chỉnh sửa nội dung nào đó trước khi in hoặc gửi nó qua email, hãy nhấp vào chỉnh sửa từng tài liệu . một cửa sổ mới sẽ mở ra và bạn có thể thay đổi từng phần của chữ cái theo ý muốn.
- sao lưu văn bản trộn thư. bạn có thể sao lưu tệp trộn thư dưới dạng tệp word bình thường bằng cách nhấn nút save hoặc bằng cách nhấn phím ctrl + s .
sau khi sao lưu xong, tệp sẽ luôn kết nối với danh sách trong excel. Khi bạn muốn sử dụng lại văn bản trộn thư, hãy mở nó và nhấn có khi từ yêu cầu bạn tiếp tục kết nối.
Ngoài tùy chọn Kết hợp Thư trên thanh công cụ, Microsoft Excel cũng cung cấp chức năng tương tự trong Trình hướng dẫn Kết hợp Thư .
bạn có thể truy cập thư & gt; bắt đầu trộn thư & gt; thuật sĩ trộn thư từng bước…
Khi bạn nhấp vào nó, Trình hướng dẫn kết hợp thư sẽ hiển thị ở bên phải của màn hình và hướng dẫn bạn từng bước kết hợp thư.
xem thêm: cách định dạng ngày, đơn vị tiền tệ và số khi thực hiện phối thư trong word
cách hợp nhất tin nhắn với ngày tháng, đơn vị tiền tệ và các số khác
Khi kết hợp thư, bạn nên chú ý đến các giá trị số như ngày, đơn vị tiền tệ và số. trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng các giá trị đó.
định dạng mã zip và các giá trị khác có chứa số không trong excel:
Để tránh mất các số 0 ở đầu khi hợp nhất thư, bạn có thể chỉ cần định dạng cột mã zip thành văn bản trong excel.
- chọn cột mã zip, nhấp chuột phải, chọn ô định dạng … từ trình đơn thả xuống.
- Trong thẻ number , chọn text và nhấn ok.
kết hợp tin nhắn với ngày tháng và số thông qua trao đổi dữ liệu động
nếu trang tính excel chứa ngày tháng, số thập phân và đơn vị tiền tệ, bạn có thể sử dụng trao đổi dữ liệu động để đảm bảo rằng các giá trị này ở định dạng thích hợp sau khi hợp nhất thư.
- sang tệp & gt; tùy chọn & gt; nâng cao .
- cuộn thanh cuộn xuống chung , chọn xác nhận chuyển đổi định dạng tệp khi mở và nhấp vào chấp nhận.
Bắt đầu phối thư theo hướng dẫn trong phần trước.
Khi bật trao đổi dữ liệu động , bạn có thể nhận được một số lời nhắc, chỉ cần nhấn có hoặc chấp nhận. sự khác biệt duy nhất do phối thư thông thường là chọn nguồn dữ liệu, tiếp tục với các bước tiếp theo.
- Khi chọn người nhận, hãy nhấp vào eils & gt; chọn người nhận & gt; sử dụng danh sách hiện có như bình thường.
- tìm trang tính, nhấp đúp vào chọn trang tính từ ms excel qua dde (* .xls) và nhấp vào OK.
Cảnh báo. Nếu trang tính từ ms excel qua dde (* .xls) không được hiển thị, hãy chọn chọn tất cả > ở phía dưới bên trái góc.
- nhấp vào toàn bộ bảng tính và chấp nhận.
Giờ đây, bạn có thể tiếp tục hợp nhất thư như bình thường.
Thận trọng. Để ngăn lời nhắc hiển thị mỗi khi bạn mở tệp dữ liệu, hãy bỏ chọn xác nhận chuyển đổi định dạng tệp khi đang mở ( tùy chọn từ & gt; nâng cao & gt ; chung ) sau khi kết nối với danh sách gửi thư.
xem thêm: cách sử dụng chức năng trộn thư để trộn văn bản trong word
định dạng ngày, giờ, số và đơn vị tiền tệ khi hợp nhất thư trong word
Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng hoặc đơn vị tiền tệ theo nhiều cách khác với tệp nguồn phối thư excel, bạn có thể thực hiện việc này trực tiếp trong tài liệu word.
- chọn vùng phối thư có định dạng bạn muốn thay đổi. chúng có thể là ngày, đơn vị tiền tệ, tỷ lệ phần trăm hoặc các phạm vi khác.
- nhấn shift + f9 để hiển thị mã vùng. ví dụ: nếu bạn chọn khu vực tiền tệ , bạn sẽ thấy {tiền tệ hợp nhất}.
- thêm một trong các ký hiệu trong bảng bên dưới. ví dụ: nếu bạn muốn 3000 xuất hiện dưới dạng $ 3000, hãy thêm # $, 0 và mã sau sẽ xuất hiện: {mergefield currency # $, 0}
- nhấn f9 để cập nhật khu vực. sau đó nhấn shift + f9 để xem kết quả.
định dạng số tiền, đơn vị tiền tệ và tỷ lệ phần trăm
lưu ý. Thay vì ký hiệu $, bạn có thể thay thế nó bằng một ký hiệu tiền tệ € hoặc £ khác.
định dạng ngày và giờ
Bạn có thể sử dụng d, m và cho ngày và giờ, nhưng hãy nhớ rằng m đại diện cho tháng và m đại diện cho phút.
xem thêm: hướng dẫn sử dụng định dạng có điều kiện để làm việc với ngày tháng trong excel
thay đổi định dạng ngày và giờ hiện tại
Nếu bạn thêm các trường ngày và giờ hiển thị thời gian hiện tại vào văn bản phối thư của mình, bạn có thể thay đổi định dạng của nó.
- chọn khu vực ngày hoặc giờ mà bạn muốn thay đổi định dạng.
- nhấn shift + f9 để hiển thị mã vùng. nếu bạn chọn khu vực ngày , bạn sẽ thấy {date @ “m / d / yyyy”}
- nhấp chuột phải vào khu vực và chọn chỉnh sửa trường từ danh sách thả xuống.
- Trong hộp thoại trường , đảm bảo hộp tên trường ở định dạng ngày . chọn định dạng mong muốn trong định dạng ngày và nhấn ok.
lưu ý: nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng khi nâng cấp, hãy chọn hộp kiểm giữ nguyên định dạng trong khi nâng cấp ở góc dưới bên trái của hộp thoại. > p >
một số phím tắt kết hợp thư
xem thêm: cách tính thời gian làm việc giữa hai giờ cụ thể theo ngày chính xác
kết luận
gitiho hi vọng với bài viết này sẽ giúp các bạn có thể tạo auto mail từ dữ liệu excel sang chức năng trộn thư trong word một cách dễ dàng nhất. Để nâng cao kiến thức excel từ cơ bản đến nâng cao, hãy đăng ký khóa học excel xuất sắc của gitiho:
Tham gia khóa học, bạn sẽ được học các kỹ năng excel từ các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm. bạn sẽ được hướng dẫn thêm. Bất cứ khi nào bạn gặp vấn đề gì chưa hiểu trong bài, hãy đặt câu hỏi trong phần bình luận và sẽ được giải đáp trong vòng 24h. chúc may mắn với việc học của bạn!
source n: canbits, được dịch và chỉnh sửa bởi gitiho.com