excel từ lâu đã trở thành cái tên quen thuộc khi được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực quản lý kinh doanh, đặc biệt là khả năng kiểm soát chặt chẽ các hoạt động kinh doanh, từ đơn hàng, khách hàng đến công nợ ….
Trong bài viết này, fastwork cung cấp mẫu tệp quản lý công nợ bằng excel mới nhất, giúp đơn giản hóa việc quản lý thu chi và ổn định tình hình tài chính trong công ty.
1. Hồ sơ quản lý công nợ trong excel là gì? ưu & amp; nhược điểm
excel là một công cụ được định cấu hình giống như một bảng tính, lưu trữ thông tin dưới dạng bảng & amp; các hàm tính toán trực tiếp trong tệp.
quản lý công nợ bằng excel là một cách sử dụng bảng tính excel để theo dõi, kiểm soát và kiểm soát. tính toán các khoản nợ của khách hàng và nhà cung cấp.
Theo bản chất của các khoản nợ phải trả, chúng được chia thành 2 loại:
- các khoản nợ khách hàng (hoặc các khoản phải thu): khoản phải thu phát sinh trong trường hợp khách hàng mua hàng theo hình thức tín dụng
- nợ nhà cung cấp (hoặc khoản phải thu): là khoản nợ phải trả. khi bạn nhập hàng từ nhà cung cấp mà không phải trả tiền hoặc thanh toán một phần
Kiểm soát chặt chẽ từng khoản nợ giúp chủ doanh nghiệp hiểu được tình trạng tài chính hiện tại & amp; dòng tiền, đồng thời giảm thiểu tranh chấp do chênh lệch số liệu công nợ giữa các bên.
ưu điểm của quản lý nợ bằng excel
excel phổ biến vì giao diện dễ sử dụng & amp; miễn phí, bất kỳ ai cũng có thể truy cập & amp; sử dụng nó một cách dễ dàng & amp; hữu ích.
- miễn phí trọn đời: excel được cấu hình sẵn trên bất kỳ thiết bị máy tính xách tay / máy tính nào, cho phép người dùng sử dụng ứng dụng một cách thuận tiện để cập nhật, theo dõi và mở rộng; quản lý dữ liệu. đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc doanh nghiệp khởi nghiệp có ngân sách hạn hẹp chưa chuẩn bị đầu tư chi phí phần mềm công nghệ.
- thống kê, phân loại dữ liệu. chi tiết: tệp excel cho phép bạn tùy chỉnh số lượng hàng và cột, đồng thời cấu hình các trường cần thiết để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. li>
- tìm kiếm thông tin nhanh chóng: không mất thời gian tìm kiếm và xem lại thủ công như phương pháp quản lý sổ cũ, excel giúp người dùng tìm kiếm thông tin nhanh chóng bằng cách lọc thông tin theo các cột dữ liệu: ngày, tên, khách hàng, nhà cung cấp,…
bất lợi
Ngoài chi phí vượt trội & amp; tiện lợi, file quản lý công nợ bằng excel vẫn có những nhược điểm mà bạn cần hết sức lưu ý để đảm bảo hiệu quả tốt nhất khi sử dụng:
- Nó chỉ có thể quản lý một lượng thông tin nhỏ và rời rạc: Đây là lý do tại sao Excel chỉ được sử dụng cho các nhu cầu quản lý cơ bản và hạn chế của các doanh nghiệp nhỏ. Khi dữ liệu quản lý lớn, công cụ này bộc lộ ngay những điểm yếu như sai sót trong quá trình thống kê, xử lý dữ liệu chậm, …. không quên rằng excel không quản lý thông tin trong một tập tin thống nhất mà chia nhỏ thành các tập tin rời rạc, tránh nhầm lẫn. .
- bảo mật kém: tệp excel dễ bị chia sẻ, khó kiểm soát và dễ bị mất thông tin do vi rút hoặc tấn công mạng. hệ thống cũng không hỗ trợ sao lưu dữ liệu lên lưu trữ đám mây nên việc khôi phục dữ liệu bị mất là rất khó hoặc thậm chí là không thể.
- các chức năng khó sử dụng, dễ xảy ra lỗi: để có thể sử dụng excel hoạt động thành thạo tính toán các khoản phải thu và phải trả, các công ty cần nhân sự chuyên trách thành thạo tin học văn phòng. vì chỉ cần 1 sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng lớn đến độ chính xác của dữ liệu & amp; báo cáo.
2. hướng dẫn tạo file quản lý công nợ bằng excel
Sau đây là các mẹo mẫu để giúp doanh nghiệp tạo tệp quản lý công nợ bằng excel một cách nhanh chóng và dễ dàng. trực quan, đáp ứng nhu cầu theo dõi của bạn & amp; kiểm soát các khoản phải thu và phải trả cơ bản trong doanh nghiệp.
cột thông tin bắt buộc
một tệp excel thông thường phải cung cấp 3 trường thông tin cơ bản:
- khách hàng, nhà cung cấp: bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, mã khách hàng / nhà cung cấp
- các khoản phải trả bao gồm nợ, đến hạn đầu kỳ, các khoản phải trả tăng, giảm và cuối kỳ, ghi chú và tên người thực hiện
- các khoản phải thu: nội dung nghĩa vụ, các khoản phải thu đầu kỳ, các khoản phải thu tăng, giảm và cuối kỳ, các khoản phải thu và tên của người biểu diễn.
mẫu tệp excel để quản lý nợ
Có 2 mẫu hồ sơ quản lý công nợ bạn cần lưu ý, bao gồm: mẫu theo dõi các khoản nợ mới phát sinh, quá hạn và quá hạn thanh toán; biểu mẫu theo dõi các khoản phải thu và khoản phải trả.
- Biểu mẫu theo dõi các khoản nợ Phát sinh, Quá hạn và Quá hạn – Sử dụng mẫu này để quản lý các báo cáo chi tiết về doanh thu và thu tiền cho nhân viên kinh doanh; mua và bán hàng hóa cho khách hàng & amp; nhà cung cấp; trách nhiệm đối với từng khách hàng, nhà cung cấp, đơn đặt hàng và thời gian.
- Mẫu tệp quản lý tài khoản phải thu và tài khoản phải trả: Sử dụng mẫu này để quản lý thông tin danh sách khách hàng / nhà cung cấp, bao gồm tên, địa chỉ, dữ liệu số khi bắt đầu sử dụng phần mềm, khách hàng / mã nhà cung cấp, số điện thoại, v.v.
Ngoài ra, file này còn cung cấp các báo cáo tổng hợp công nợ phải trả bao gồm các thông tin sau: stt, các nội dung liên quan đến sản phẩm và khách hàng / nhà cung cấp (tên, mã hàng, cột phân loại khách hàng và nhà cung cấp), thông tin và số liệu về tài khoản các khoản phải trả như đến hạn đầu kỳ, đến hạn đầu kỳ, đến hạn tăng, đến hạn giảm, cuối kỳ.
- Mẫu tệp quản lý khách hàng bằng excel hiệu quả cho doanh nghiệp
- mẫu báo cáo bán hàng trên excel theo tháng, tuần và ngày gần nhất </li
- mẫu tệp excel quản lý đơn hàng mới nhất
3. dữ liệu tự động trong thời gian thực: dễ dàng quản lý công nợ với phần mềm nhanh việc bán hàng
Chính vì là công cụ miễn phí nên excel có nhiều hạn chế, đặc biệt là các thao tác tính toán thủ công phức tạp. Đó là lý do nhiều công ty có xu hướng áp dụng phần mềm công nghệ số hóa dữ liệu để giảm thiểu các thao tác thủ công, nguy cơ rò rỉ dữ liệu và đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.
fastwork sale là phần mềm quản lý bán hàng trực tuyến chuyên biệt dành cho các công ty b2b, được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư fastwork và được tích hợp vào phần mềm quản lý kinh doanh fastwork. .
Phần mềm bán hàng fastwork cung cấp đầy đủ các chức năng xử lý bán hàng như: nhập hàng, bán hàng, trả hàng, nhập kho, công nợ …. giúp công ty quản lý bán hàng hiệu quả. Đặc biệt, fastwork sale cung cấp nhiều hệ thống báo cáo đa dạng và chi tiết, cung cấp dữ liệu tức thời, mọi lúc, mọi nơi, nhanh chóng và chính xác, giúp công ty tạo ra chiến lược bán hàng hiệu quả.
Về chức năng quản lý công nợ, phần mềm phân loại và báo cáo thông tin về công nợ và các khoản phải trả trong công ty theo các trường thông tin nhỏ hơn bao gồm:
- các khoản phải thu từ nhân viên, đơn đặt hàng, khách hàng, dự án / công trình
- các khoản phải thu từ đơn đặt hàng & amp; nhà cung cấp
fastwork cho phép tạo công nợ dễ dàng theo mẫu có sẵn, hỗ trợ xuất dữ liệu nhanh ra file excel. tự động tính công nợ đầu kỳ, trong kỳ & amp; cuối quý.
Điểm mạnh của fastwork là giải pháp đám mây, cho phép bạn truy cập dữ liệu và làm việc mọi lúc, mọi nơi, cả trên pc / tablet / mobile, lưu trữ dữ liệu trên đám mây, hạn chế tối đa tình trạng mất hay rò rỉ dữ liệu thường thấy trong excel hồ sơ quản lý nợ.
thông tin thêm: giới thiệu về bán hàng fastwork: phần mềm quản lý bán hàng trực tuyến cho công ty b2b
Để nhận được sự tư vấn miễn phí về phần mềm quản lý công nợ fastwork hoặc bản demo cá nhân hóa từ chuyên gia, vui lòng liên hệ hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào form bên dưới.