trộn thư trong word (trộn thư) là một chức năng hữu ích trong microsoft word, chức năng này giúp bạn giảm thiểu thời gian khi thực hiện các thư mời, thông báo, thư cảm ơn, v.v. nhưng có một số bạn chưa biết cách sử dụng công cụ vô cùng hữu ích này. Biết được điều đó, thuthuatoffice sẽ hướng dẫn bạn chi tiết hơn cách sử dụng tính năng trộn thư trong word trong bài viết sau.
kết hợp thư là gì?
Trước khi tìm hiểu về kết hợp thư từ , chúng ta hãy tìm hiểu kết hợp thư là gì. trộn thư (còn được gọi là chức năng hợp nhất) là một chức năng soạn thư hàng loạt trong word.
ví dụ:
Vấn đề: Bạn muốn viết thư mời cho những người trong công ty tham gia một cuộc họp, bạn đã có thông tin chi tiết về người mời và mẫu thư mời, nhưng bạn cần điền tên của từng người được mời vào mỗi thư mời. Điều đó sẽ mất nhiều thời gian, phải không?
Giải pháp: Để nhập nhanh hơn, bạn chỉ cần sử dụng phối thư để tự động điền tất cả thư vào 1 ghi chú.
mục đích và lợi ích của việc sử dụng phối thư là gì?
vậy mục đích và lợi ích của việc sử dụng kết hợp thư trong word là gì?
- nhanh, gọn, đơn giản chỉ với 6 bước.
- vẫn sử dụng được nhiều dữ liệu.
- tiết kiệm nhiều thời gian và công sức.
phối thư trong word bằng cách tạo danh sách chèn mới
Cách đầu tiên để sử dụng phối thư trong word là tạo một cái mới từ danh sách chèn.
bước 1 : trong thanh công cụ, bạn chuyển đến tab thư. sau đó chọn bắt đầu phối thư & gt; & gt; trình hướng dẫn phối thư từng bước .
Bước 2 : Cửa sổ phối thư xuất hiện.
bước 1/6: chọn letter & gt; & gt; tiếp theo: bắt đầu tài liệu . bước 2/6: chọn sử dụng tài liệu hiện tại & gt; & gt; tiếp theo: chọn người nhận . bước 3/6: chọn viết danh sách mới & gt; & gt; tiếp theo: viết thư của bạn.
bước 3 : cửa sổ danh sách địa chỉ mới xuất hiện & gt; & gt; chọn tùy chỉnh cột .
bước 4 : Trong hộp thoại tùy chỉnh danh sách địa chỉ , bạn có thể tùy chỉnh một số dữ liệu như sau:
add : thêm trường. remove : xóa các trường hiện có. rename : Đổi tên các trường hiện có. khi bạn hoàn tất, hãy chọn ok .
bước 5 : điền thông tin cơ bản của các trường. đây là một ví dụ:
mục nhập mới : thêm một dòng mới. xóa đầu vào – xóa dòng. search : tìm kiếm. sau đó chọn ok .
bước 6 : cửa sổ lưu danh sách địa chỉ xuất hiện & gt; & gt; đặt tên cho tệp này và chọn lưu.
bước 7 : Sau đó, trong hộp người nhận phối thư . bạn có thể sửa đổi thông qua chức năng:
sắp xếp : sắp xếp lại dữ liệu khách theo các trường nhất định, tùy thuộc vào trường hợp. bộ lọc : lọc các danh sách cần thiết trong danh sách dài. tìm bản sao – Tìm bản sao để loại bỏ. xác thực địa chỉ : xác nhận địa chỉ. bạn chọn ok.
bước 8: quay lại cửa sổ phối thư .
Bước 3/6: Chọn sử dụng danh sách hiện có & gt; & gt; tiếp theo: viết thư của bạn. bước 4/6: chọn các yếu tố khác .
Bước 9 : Bảng chèn trường hợp nhất & gt; & gt; chọn trường cơ sở dữ liệu . chọn trường được thiết kế & gt; & gt; chọn chèn tại các vị trí & gt; & gt; chọn tiếp theo: xem trước lời bài hát của bạn .
bước 10 : với ví dụ sau. sau khi chèn các trường & gt; & gt; chọn tiếp theo: hoàn thành kết hợp.
Bước 11: Trên thanh công cụ, chuyển đến tab Email . trong kết thúc & amp; hợp nhất & gt; & gt; chọn chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ . hợp nhất với tài liệu mới & gt; & gt; tất cả & gt; & gt; tốt .
trộn thư trong word bằng tệp excel
Sử dụng tệp excel để tạo kết hợp thư từ. làm theo các bước sau:
bước 1 : bạn thực hiện tương tự bước 1 – bước 2 từ hướng dẫn “ phối thư trong word tạo danh sách chèn mới mạnh mẽ > “. tuy nhiên, ở bước 3/6 , hãy chọn sử dụng danh sách hiện có & gt; & gt; chọn điều hướng . chọn tệp excel có dữ liệu bạn cần & gt; & gt; chọn mở.
bước 2 : trong tệp excel sẽ có nhiều sheet, hãy chọn đúng sheet chứa dữ liệu & gt; & gt; chọn ok .
lưu ý: khi phối thư với tệp excel, danh sách trong tệp phải được tạo từ dòng đầu tiên, trên cùng và dưới cùng không được có ô trống. nếu không nó sẽ tạo ra các biểu mẫu trống.
Để ngăn điều này xảy ra, khi các trường trống xuất hiện trong cửa sổ người nhận trộn thư , hãy bỏ chọn chúng.
bước 3 : lặp lại bước 7 – bước 11 theo hướng dẫn “ phối thư trong word tạo danh sách chèn mới “.
cách sử dụng phối thư trong word
cách kết hợp thư trong word 2016
Để sử dụng kết hợp thư trong word, hãy làm theo các bước sau:
Bước 1 : Trước tiên, hãy mở một tài liệu word hiện có hoặc tạo một tài liệu mới.
Bước 2: Tiếp theo, từ tab Thư , nhấp vào lệnh Bắt đầu trộn thư (Start Mail Merge ). và chọn trình hướng dẫn phối thư từng bước từ trình đơn thả xuống.
bước 3 : Hộp phối thư bây giờ sẽ xuất hiện, chọn loại tài liệu bạn muốn tạo từ ngăn tác vụ phối thư . strong> strong> ở bên phải cửa sổ từ. trong ví dụ này, tôi sẽ chọn chữ cái . sau đó nhấp vào tiếp theo: tài liệu nhà (tiếp theo: tài liệu nhà) để chuyển sang bước 4.
bước 4 : chọn use the current document (sử dụng tài liệu hiện tại), sau đó nhấp vào tiếp theo: chọn người nhận (tiếp theo: chọn người nhận ) để chuyển sang bước tiếp theo.
bây giờ bạn sẽ cần một danh sách các địa chỉ để từ đó có thể tự động đặt từng địa chỉ trong tài liệu. danh sách có thể nằm trong tệp hiện có, chẳng hạn như sổ làm việc excel hoặc bạn có thể nhập danh sách địa chỉ mới từ trình hướng dẫn phối thư (trình hướng dẫn phối thư). p>
bước 5: chọn sử dụng danh sách hiện có (sử dụng danh sách hiện có), sau đó nhấn duyệt (điều hướng) để chọn tệp.
Bước 6: Duyệt đến tệp của bạn và nhấp vào open (mở).
Bước 7: Nếu danh sách địa chỉ nằm trong sổ làm việc excel, hãy chọn trang tính rồi nhấn ok .
Bước 8: Tiếp theo, trong hộp thoại Hợp nhất người nhận (hộp thoại), bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn từng hộp để kiểm soát những người nhận được bao gồm trong hợp nhất. theo mặc định, tất cả người nhận phải được chọn. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào chấp nhận .
bước 9: nhấp vào tiếp theo: viết thư của bạn (tiếp theo: viết thư của bạn). Bây giờ bạn đã sẵn sàng để viết thư của bạn. khi được in ra, mỗi bản sao của bức thư về cơ bản sẽ giống nhau; chỉ có thông tin chi tiết của người nhận (chẳng hạn như tên và địa chỉ) sẽ khác. bạn sẽ cần thêm trình giữ chỗ cho chi tiết người nhận để phối thư biết chính xác nơi cần thêm chi tiết.
lưu ý : Nếu bạn không có danh sách địa chỉ hiện có, bạn có thể nhấp vào nút nhập danh sách mới (nhập danh sách mới) và nhấp vào create (tạo), sau đó nhập danh sách địa chỉ của bạn theo cách thủ công.
Bước 10: Tiếp theo, bạn cần chèn chi tiết người nhận bằng cách đặt điểm chèn vào tài liệu mà bạn muốn thông tin xuất hiện.
Bước 11: Chọn một trong các tùy chọn trình giữ chỗ. trong ví dụ này, tôi sẽ chọn khối địa chỉ (khối địa chỉ).
Bước 12: Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, một hộp thoại có thể xuất hiện với các tùy chọn tùy chỉnh khác nhau. chọn các tùy chọn mong muốn, sau đó nhấn ok.
Bước 13 : Trình giữ chỗ sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn (ví dụ: “ addressblock ”).
bước 14: thêm bất kỳ trình giữ chỗ nào bạn muốn. trong ví dụ, tôi sẽ thêm một chỗ dành sẵn trong dòng lời chào (lời chào) ngay phía trên phần nội dung của bức thư.
bước 15: khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào tiếp theo: xem trước thẻ của bạn (tiếp theo: xem trước thẻ của bạn) như được hiển thị bên dưới. p>
lưu ý: đối với một số thư, chỉ cần thêm khối địa chỉ (khóa địa chỉ) và dòng chào (dòng chào). nhưng bạn cũng có thể thêm nhiều trình giữ chỗ hơn (chẳng hạn như tên hoặc địa chỉ của người nhận) trong nội dung thư để cá nhân hóa thư hơn nữa.
Bước 16: Xem trước thư để đảm bảo thông tin danh sách người nhận xuất hiện chính xác trong thư. bạn có thể sử dụng các mũi tên cuộn trái và phải để xem từng phiên bản của tài liệu.
Bước 17: Nếu mọi thứ đều chính xác, hãy nhấp vào tiếp theo: hoàn thành hợp nhất (tiếp theo: hoàn tất hợp nhất). p>
Bước 18: Sau khi quá trình hợp nhất hoàn tất, hãy in thư bằng cách nhấn in (in).
Bước 19 : Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Tại thời điểm này, hãy quyết định xem bạn muốn in tất cả (tất cả) thư trong tài liệu hiện tại hay chỉ một nhóm đã chọn, rồi nhấn ok . trong ví dụ của tôi, tôi sẽ in tất cả các chữ cái.
Bước 20: Hộp thoại in sẽ xuất hiện. điều chỉnh cài đặt in nếu cần, sau đó nhấn ok . các chữ cái sẽ được in.
cách kết hợp thư trong word 2010
Sau đây là cách sử dụng phối thư trong word 2010, vui lòng làm theo các bước bên dưới.
Bước 1 : Mở tệp văn bản gốc mà bạn đã chuẩn bị trước đó.
bước 2 : đi tới “ thư ”, chọn “ bắt đầu phối thư ” chọn “ bước của trình hướng dẫn phối thư” và chọn “ chữ cái” . sau đó nhấn tiếp theo.
bước 3 : Giao diện sau xuất hiện, chọn “ sử dụng tài liệu hiện tại ” và chọn tiếp theo: chọn người nhận . . p>
bước 4 : Chọn “ sử dụng danh sách hiện có ” và sau đó chọn “ khám phá “. tại đây, bạn chọn và mở tệp từ danh sách dữ liệu sẽ được thêm vào các vị trí mà dữ liệu gốc bị thiếu.
Bước 5 : Chọn ok để hiển thị bảng dữ liệu. sau đó, trong hộp thoại “ Sách nấu ăn kết hợp thư “, bạn có thể bỏ chọn nội dung không cần thêm. tiếp tục chọn ok và nhấn tiếp theo .
bước 6 : trong “ tiếp theo: viết thư của bạn “, chọn “ các yếu tố khác “.
Bước 7 – Hộp thoại “ chèn trường hợp nhất ” bây giờ sẽ xuất hiện. chọn phần của trường dữ liệu có cùng nội dung bên cạnh con trỏ chuột trên máy tính. sau đó nhấn insert để chèn.
ví dụ:
– trong tên đầy đủ của nhân viên, hãy chọn trường làm tên đầy đủ của nhân viên.
– trong vị trí, chọn trường làm vị trí, … sau đó nhấp vào tiếp theo để tiếp tục.
trong trường hợp bạn cũng muốn in biên lai thanh toán; sau đó chọn in ngay bây giờ. nếu bạn muốn xem thành phẩm sau khi trộn trong word; sau đó chọn “ chỉnh sửa từng chữ cái “.
ngoài ra, nếu bạn muốn chọn một hoặc tất cả phiếu thanh toán để gửi cho nhiều người. bạn nên đi tới hộp thoại “ hợp nhất với tài liệu mới “. và sau đó làm theo các hướng dẫn được hiển thị ở trên.
– select all : chọn tất cả nếu bạn muốn xuất mọi thứ. – chọn bản ghi hiện tại : chọn tùy chọn này nếu bạn muốn hiển thị vị trí bạn đang xem. – chọn từ … đến … : chọn từ nếu bạn muốn xuất giới hạn.
phối thư nâng cao trong microsoft word
sử dụng phối thư để gửi thư hàng loạt trong microsoft word
một trong những tính năng nâng cao khi sử dụng phối thư trong word là gửi thư hàng loạt. làm theo các bước sau:
Bước 1 : Soạn Nội dung Email trong Microsoft Word
mở tệp word đã chuẩn bị, chuyển đến tab mailings – & gt; chọn bắt đầu phối thư – & gt; chọn thông báo email -> chọn chọn người nhận – & gt; chọn sử dụng danh sách hiện có
chèn liên kết đến tệp excel thông tin khách hàng
bước 2 : đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung. chọn nội dung bạn muốn thay đổi. chọn chèn trường hợp nhất – & gt; chọn tiêu đề của cột chứa nội dung
bước 3 : đối sánh trường
xác minh cột email được sử dụng cho trường địa chỉ email trong microsoft outlook .
Bước 4: Hoàn thành và gửi. Chọn Finish & Merge
- chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ : để thay đổi nội dung cho những người đặc biệt
- gửi email : gửi thư hàng loạt
- tài liệu in : được sử dụng để in hàng loạt và gửi thư
thông tin hợp nhất email
to : để in hàng loạt và sau đó gửi thư qua bưu điện chủ đề : tiêu đề thư định dạng thư: html : gửi thư như trường hợp này, định dạng màu , phông chữ, tự do chèn liên kết hình ảnh. văn bản thuần túy: thư thuần túy, nhấn ok để bắt đầu gửi
sử dụng kết hợp thư từ có điều kiện
Để sử dụng kết hợp thư từ có điều kiện, hãy làm theo các tùy chọn bên dưới:
sử dụng bộ lọc với phối thư trong word
bước 1 : Chuyển đến bước 5 trong phần “cách phối thư trong word 2010” để mở người nhận phối thư.
bước 2 : Tiếp theo, chọn bộ lọc .
Bước 3 : Đặt các điều kiện lọc trong tùy chọn truy vấn.
kết hợp thư từ có điều kiện – ifthenelse
bước 1 : đặt con trỏ vào điều kiện ifthenelse
bước 2: đi tới thư – & gt; quy tắc -> nếu … thì … nếu không
và trên đây là những nhận xét của thuthuatoffice về kết hợp thư trong word là gì. Mọi thắc mắc các bạn có thể để lại bình luận bên dưới để được giải đáp. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các bài viết khác bên dưới:
- thời hạn là gì
- pdca
- hàm if đa điều kiện
hy vọng bạn thấy ứng dụng kết hợp thư từ ở trên hữu ích. đừng quên like, share và thường xuyên ghé thăm thuthuatoffice để biết thêm nhiều kiến thức mới đặc biệt là dân văn phòng.
-
cách tạo mũi tên trong word mà không phải ai cũng biết
bốn cách rất dễ dàng để xóa số trang trong word
cách làm mờ ảnh trong powerpoint hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua
cách sử dụng powerpoint cho người mới bắt đầu
chuyển word sang powerpoint chỉ trong 30 giây, bạn có nghĩ vậy không?
3 phút hướng dẫn chi tiết cách đánh số trang trong powerpoint cực đơn giản
cách gửi powerpoint qua gmail chuẩn 100% bạn đã biết chưa?