kiểm tra chính tả trong word không quá khó. Dưới đây là cách kiểm tra chính tả trong word trên windows và macos.
Sự ra đời của phần mềm xử lý văn bản đã làm cho công việc văn phòng của nhiều người trở nên nhẹ nhàng hơn. mặc dù hiện nay có rất nhiều lựa chọn như google docs, wps office … nhưng microsoft word vẫn phổ biến hơn trong môi trường kinh doanh hoặc các cơ sở giáo dục.
Microsoft Word từ lâu đã nổi tiếng là một công cụ và trình soạn thảo tài liệu nhanh và linh hoạt. cung cấp nhiều tính năng hữu ích, chẳng hạn như các điều chỉnh phông chữ khác nhau, căn chỉnh, chèn hình ảnh và thậm chí kiểm tra chính tả tự động.
Khi soạn thảo một văn bản hoặc tài liệu, tính chính xác là cực kỳ quan trọng. tuy nhiên, không thể tránh khỏi lỗi chính tả, đặc biệt là với một văn bản dài. dành thời gian để đọc lại sau đó không phải là điều dễ dàng đối với nhiều người. bây giờ tính năng kiểm tra chính tả từ thật tuyệt vời. hỗ trợ lỗi chính tả và ngữ pháp trong thời gian thực.
Bạn đã biết cách kiểm tra chính tả trong Word chưa? Nếu chưa, hãy cùng Download.vn tìm hiểu nhé!
cách kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trong microsoft word
kiểm tra chính tả trên mỗi dòng
Theo mặc định, từ sẽ kiểm tra chính tả trên mỗi dòng. các từ bị thiếu sẽ được hiển thị bằng một dòng màu đỏ bên dưới. Để khắc phục điều này, hãy nhấp chuột phải vào từ, chọn từ bạn muốn nhập từ menu bật lên.
Tất nhiên, không phải từ nào cũng biết chúng, đặc biệt là tên. để có từ bỏ qua “lỗi chính tả” một cách chính xác, hãy nhấp vào bỏ qua tất cả . nếu bạn định sử dụng từ nhiều hơn một lần, hãy nhấp vào thêm vào từ điển để ghi nhớ từ đó.
kiểm tra ngữ pháp trên mỗi dòng
Kiểm tra ngữ pháp cũng giống như trên, nhưng lỗi ngữ pháp sẽ được đánh dấu bằng một dòng màu xanh lam. Để quản lý cài đặt kiểm tra ngữ pháp của bạn, hãy đi tới tệp & gt; tùy chọn & gt; kiểm tra .
kiểm tra chính tả và ngữ pháp theo cách thủ công
Để xem lại toàn bộ tài liệu, hãy nhấp vào tab xem lại rồi nhấn nút kiểm tra chính tả và ngữ pháp thủ công . chỉ cần nhấn phím f7 và bạn đã sẵn sàng.
word sẽ kiểm tra lại từng lỗi và cho phép bạn sửa lỗi đó. giải pháp này nhanh hơn so với việc bạn tự phát hiện từng lỗi trên màn hình. sử dụng phương pháp này khi làm việc với các tài liệu dài.
thay đổi ngôn ngữ
nếu bạn muốn kiểm tra chính tả và ngữ pháp bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau, hãy nhấp vào tab xem lại , chọn nút ngôn ngữ , nhấp vào đặt ngôn ngữ xem xét >.
Các ngôn ngữ bạn đã cài đặt sẽ hiển thị một biểu tượng nhỏ ở bên trái tên của chúng để bạn có thể thay đổi chúng ngay lập tức. Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt ngôn ngữ mặc định cho tất cả các tài liệu tại đây.
tắt kiểm tra chính tả
Nếu bạn muốn tắt hoàn toàn tính năng kiểm tra chính tả khi xử lý tài liệu có nhiều từ mà Microsoft Word không hiểu, hãy nhấp vào Tệp & gt; tùy chọn & gt; kiểm tra . cuộn xuống kiểm tra chính tả và ngữ pháp , bỏ chọn hộp kiểm tra chính tả khi bạn nhập . hành động này sẽ chặn các đường màu đỏ và xanh lam xuất hiện khi bạn nhập. thay vào đó, từ sẽ chỉ kiểm tra chính tả khi bạn nhấp vào chính tả & amp; ngữ pháp .
Bạn cũng có thể tắt tất cả kiểm tra chính tả và ngữ pháp cho tài liệu hiện tại bằng cách quay lại tệp & gt; tùy chọn & gt; đánh giá , cuộn xuống cuối cửa sổ đó, chọn hộp bên cạnh chỉ ẩn lỗi chính tả trong tài liệu này và chỉ ẩn lỗi ngữ pháp trong tài liệu này > .
Cuối cùng, bạn có thể kiểm tra chính tả của từng đoạn văn. chọn một số văn bản, nhấp vào nút đặt ngôn ngữ đánh giá trong đánh giá & gt; ngôn ngữ . sử dụng các tùy chọn trong hộp để tắt tính năng kiểm tra ngữ pháp cho văn bản đã chọn.
tự động sửa
Tính năng tự động sửa lỗi có thể tự động thay thế từ bạn viết sai chính tả bằng từ đúng. được bật theo mặc định, thay thế các lỗi chính tả phổ biến như “realyl” bằng “really”. bạn có thể tắt tính năng tự động sửa hoặc quản lý danh sách từ tự động sửa và thêm các từ bạn muốn.
Tính năng này cũng góp phần vào tốc độ đánh máy. Ví dụ: nếu bạn thường xuyên nhập một câu như “xin chào, tên tôi là bob smith”, bạn có thể tạo quy tắc tự động sửa mở rộng từ viết tắt “hmbs” thành “xin chào, tên tôi là bob smith” khi bạn nhập. .
để quản lý tính năng tự động sửa lỗi, hãy nhấp vào tệp & gt; tùy chọn & gt; kiểm tra & gt; tùy chọn tự động sửa lỗi .
kiểm tra chính tả và ngữ pháp đã bỏ qua trước đó
Trong Microsoft Word 2013 trở lên, bạn có thể buộc phần mềm kiểm tra lại các từ và ngữ pháp bị bỏ qua trước đó bằng cách thực hiện như sau:
- Mở tài liệu hoặc mục bạn muốn kiểm tra.
- Trên menu tệp, nhấp vào tùy chọn & gt; kiểm tra & gt; kiểm tra lại tài liệu .
- Nhấp vào có khi bạn thấy thông báo cảnh báo về việc đặt lại kiểm tra chính tả và ngữ pháp.
- Nhấp vào ok trong hộp thoại này để quay lại tài liệu, sau đó chạy lại tùy chọn kiểm tra chính tả trong word.
kiểm tra chính tả, ngữ pháp trong powerpoint, excel và các ứng dụng văn phòng khác
powerpoint cũng kiểm tra chính tả trên mỗi dòng và hoạt động tương tự như microsoft word. tuy nhiên, Microsoft Excel xử lý các kiểu dữ liệu khác nhau, vì vậy nó không tự động thông báo lỗi cho người dùng.
trong excel, bạn phải bật trình kiểm tra chính tả theo cách thủ công bằng cách điều hướng đến kiểm tra & gt; đánh vần trên băng .
trở thành người dùng từ điển chuyên nghiệp
Nếu bạn trở thành một người dùng từ điển chuyên nghiệp, bạn có thể đưa việc kiểm tra chính tả lên cấp độ tiếp theo. Bạn thậm chí không cần Cortana nữa. Đây là một số tính năng tốt nhất của từ điển trong Microsoft Word:
xóa từ khỏi từ điển
Thỉnh thoảng, bạn nên dành thời gian dọn dẹp từ điển. có thể bạn đã vô tình thêm một số từ hoặc nhiều từ liên quan đến một dự án mà không cần thiết nữa.
Để xóa từ khỏi từ điển tùy chỉnh, hãy truy cập tệp & gt; tùy chọn & gt; hiệu đính , nhấp vào từ điển tùy chỉnh trong sửa lỗi chính tả trong chương trình microsoft office .
chọn từ điển bạn muốn xóa từ, nhấp vào chỉnh sửa . sau đó chọn chỉnh sửa từ , đánh dấu từ bạn muốn xóa và nhấp vào xóa . để xóa toàn bộ từ điển, hãy nhấp vào xóa tất cả .
hai từ điển tùy chỉnh
khi bạn điều hướng đến tệp & gt; tùy chọn & gt; kiểm tra & gt; từ điển tùy chỉnh , bạn sẽ thấy hai từ điển tùy chỉnh: custom.dic và roamingcustom.dic .
sau đó lưu từ vào đám mây nếu bạn muốn truy cập từ điển của mình khi đăng nhập trên các máy tính khác. các từ trong custom.dic chỉ được hiển thị trên các thiết bị từ điển.
thêm từ điển mới
Nói chung, có hai lý do khiến mọi người muốn thêm từ điển tùy chỉnh mới. trước tiên, bạn có thể muốn viết bằng một ngôn ngữ khác. thứ hai, bạn cần thêm một danh sách dài các từ chuyên ngành (chẳng hạn như thuật ngữ y tế).
nếu bạn chỉ muốn thêm từ điển cho các ngôn ngữ khác, hãy truy cập tệp & gt; tùy chọn & gt; ngôn ngữ . trong trình đơn thả xuống thêm ngôn ngữ chỉnh sửa bổ sung , hãy chọn phương pháp bạn muốn sử dụng. khi ngôn ngữ đó được hiển thị trong hộp ở trên, hãy nhấp vào chưa cài đặt để tải xuống tệp kết hợp.
để thêm từ điển của bên thứ ba, hãy truy cập tệp & gt; tùy chọn & gt; kiểm tra & gt; từ điển tùy chỉnh , nhấp vào thêm. trong cửa sổ mới, chọn từ trong tệp dic mà bạn muốn thêm. Để xóa từ điển, hãy đánh dấu tên của từ điển đó và nhấp vào xóa .
xóa từ điển tùy chỉnh
Nếu bạn đã cài đặt nhiều từ điển tùy chỉnh, đôi khi bạn muốn bỏ qua trình kiểm tra chính tả cho chúng.
Thật dễ dàng sử dụng từ để bỏ qua các từ điển này và chỉ cần chỉnh sửa từ. đi tới tệp & gt; tùy chọn & gt; sửa đổi , chọn hộp bên cạnh chỉ đề xuất từ từ điển chính .
loại trừ từ khỏi từ điển
Nhược điểm lớn nhất của trình kiểm tra chính tả là nó không thể phát hiện lỗi chính tả nếu từ mới vẫn còn trong từ điển. Ví dụ, bao nhiêu lần bạn vô tình viết “last” thay vì “later” hoặc “sue” thay vì “use”? từ đó không giúp bạn nhận ra lỗi vì “sau này” và “kiện” có cùng nghĩa.
Nếu bạn thường xuyên mắc lỗi đó, bạn có thể loại trừ các từ không chính xác khỏi từ điển. buộc từ luôn đánh dấu chúng là từ xấu.
Để loại trừ một từ, hãy truy cập c: users [tên người dùng] appdata roaming microsoft uproof . thư mục này chứa danh sách loại trừ cho từng từ điển bạn đã cài đặt.
tìm tệp được liên kết với từ điển bạn muốn loại trừ, nhấp chuột phải vào tệp và đi tới mở bằng & gt; sổ ghi chép.
Trong tệp notepad, hãy nhập từ bạn muốn loại trừ. đặt mỗi từ trên một dòng mới và đảm bảo bao gồm dấu chấm phẩy hoặc bất kỳ dấu câu nào khác. khi hoàn tất, hãy chuyển đến tệp & gt; save để lưu các thay đổi.
cách sửa lỗi chính tả trong word cho macos
tự động kiểm tra chính tả và ngữ pháp khi bạn nhập
các từ đánh dấu lỗi chính tả tiềm ẩn bằng đường gợn sóng màu đỏ và lỗi ngữ pháp bằng đường màu xanh lam tương tự như cửa sổ.
Khi bạn thấy lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ pháp, hãy ctrl nhấp vào từ hoặc cụm từ và nhấn vào một trong các tùy chọn được đề xuất.
Nếu Word đã gắn nhãn nhầm một từ sai chính tả, bạn có thể thêm nó vào từ điển để Word có thể nhận diện nó chính xác trong tương lai.
tắt trình kiểm tra chính tả & amp; ngữ pháp tự động trong word
- mở trình đơn word , nhấp vào tùy chọn & gt; chính tả & amp; ngữ pháp .
- trong chính tả & amp; ngữ pháp & gt; chính tả & gt; chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm tra chính tả khi bạn nhập .
- trong ngữ pháp , chọn hoặc bỏ chọn kiểm tra ngữ pháp khi bạn nhập box. strong> strong>.
- đóng hộp thoại này để lưu các thay đổi.
kiểm tra tất cả chính tả và ngữ pháp cùng một lúc
Bạn có thể kiểm tra đồng thời chính tả và ngữ pháp của từ như sau:
- trên tab đánh giá , nhấp vào chính tả & amp; ngữ pháp .
- nếu từ phát hiện có thể có lỗi, thì chính tả & amp; ngữ pháp sẽ mở ra, văn bản màu đỏ là lỗi chính tả, văn bản màu xanh lam là lỗi ngữ pháp.
- Để sửa lỗi này, hãy làm như sau:
- nhập từ đúng vào , sau đó nhấp vào thay đổi .
- trong đề xuất , nhấp vào từ bạn muốn sử dụng, sau đó nhấp vào thay đổi .
- nhấp vào bỏ qua để chỉ bỏ qua trường hợp lỗi đó.
- nhấp vào bỏ qua tất cả để bỏ qua tất cả các trường hợp lỗi. .
kiểm tra chính tả và ngữ pháp ở trên và chọn bỏ qua
Bạn có thể xóa hoặc đặt lại Danh sách các từ và ngữ pháp bị bỏ qua để Microsoft Word kiểm tra các lỗi chính tả và ngữ pháp mà trước đây bạn đã chọn bỏ qua.
lưu ý: việc đặt lại danh sách ngữ pháp và bỏ qua từ chỉ xóa danh sách trong tài liệu hiện đang mở. bất kỳ lỗi ngữ pháp nào mà bạn đã yêu cầu từ bỏ qua trong tài liệu khác sẽ không bị ảnh hưởng.
- mở tài liệu để xem lại.
- trên menu công cụ, trỏ tới chính tả và ngữ pháp , sau đó nhấp vào đặt lại các từ và ngữ pháp bị bỏ qua >. strong>.
- từ hiển thị cảnh báo về việc đặt lại kiểm tra chính tả và ngữ pháp.
- nhấp vào có để tiếp tục.
- nhấp vào đánh giá , sau đó nhấp vào chính tả & amp; ngữ pháp để kiểm tra chính tả và ngữ pháp.
Vậy là xong!
Như bạn có thể thấy, không khó để kiểm tra chính tả từ trên cả windows và mac. Đây là một tính năng cực kỳ hữu ích đối với những người thường xuyên soạn thảo văn bản trong Microsoft Word. giúp bạn giảm thiểu lỗi đánh máy. vì vậy đừng bỏ qua chức năng này khi sử dụng word!
microsoft word microsoft word cho android microsoft word cho iOS microsoft word cho mac