những lưu ý khi khóa sổ kế toán để tránh sai sót
Chốt sổ kế toán là một động tác quen thuộc mà bất cứ ai khi làm kế toán đều phải thực hiện hàng tháng, hàng quý và cuối năm. tuy nhiên, nếu không thực hiện đúng quy trình hoặc không có các bước xác minh thì chắc chắn sẽ khó tránh khỏi sai sót. Dưới đây là một số điều cần kiểm tra trước khi lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế để tránh điều chỉnh sau các đợt kiểm toán và kiểm tra thuế sau này:
1. tiền mặt trong nền:
- xác minh nguồn tiền mặt để tránh tình trạng tiêu cực.
2. tiền ngân hàng:
- lấy đầy đủ tài khoản ngân hàng và xác minh số dư tài khoản vào ngày 31 tháng 12 hàng năm khớp với số dư tài khoản 112.
- kế toán có phải ghi số dư tiền mặt lớn không? để xác định tính hợp lý của chi phí lãi vay. Nếu số dư tiền mặt lớn và phát sinh lãi vay, chi phí lãi vay có thể được loại trừ, hình thức đối chiếu có thể được nộp qua thư xác nhận hoặc qua sổ cái phụ ngân hàng
3. Khấu trừ VAT:
- kiểm tra xem số dư điều 43 (số thuế kết chuyển) trên tờ khai thuế GTGT so với số dư tài khoản 1331 như thế nào, nếu hóa đơn tháng / quý nào kê khai tháng / quý đó thì kết quả là như nhau. ngược lại, hóa đơn mua hàng không được kê khai đúng tháng / quý – & gt; số dư Nợ của tài khoản 1331 sẽ lớn hơn hoặc nhỏ hơn số dư cuối kỳ 43.
4. các khoản phải thu:
- đối chiếu công nợ: nếu có chênh lệch phải tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch: do bên mua hoặc bên bán hạch toán thiếu. điều này rất quan trọng bởi vì nếu kế toán không được giữ đúng thời hạn, có thể có rủi ro tài chính (ví dụ, thu nhập bị chậm nộp, các khoản thuế tương ứng bị truy thu do thiếu thu nhập được ghi nhận trong năm, nếu các chi phí của năm nay. được ghi nhận vào năm sau nhưng các khoản chi này không đúng hạn dẫn đến rủi ro về thuế do loại trừ chi phí của năm sau).
- xác định nợ phải thu khó đòi và trích lập dự phòng. dưới 12 tháng: 30%, từ 1 năm đến dưới 2 năm: 50%; từ 2 năm đến dưới 3 năm: 70%; từ 3 năm trở lên giảm trừ 100%. hạch toán: ghi nợ tài khoản 642 / tài khoản 229. hồ sơ trích lập có tài khoản 228, trong đó, chú ý thư xác nhận, đây là chứng từ cần thiết để hồ sơ được trích lập. >
5. thanh toán trước:
- kiểm tra bản đối chiếu để hoàn trả nếu phát sinh một khoản tạm ứng nhưng chưa được hoàn trả.
6. hàng tồn kho:
- kiểm tra xem hàng hóa nhập khẩu đã đầy đủ chưa? đã vận chuyển hàng chưa?
- không vượt quá số lượng hàng tồn kho hiện có.
- đối chiếu lượng hàng tồn kho với khách hàng.
- dành cho các công ty có hoạt động xây dựng và lắp đặt, xây dựng theo công trình . số dư tài khoản 154 phải trùng khớp với sổ chi tiết giá vốn (theo từng công trình cụ thể).
- xác định hàng tồn kho bị hư hỏng, mất giá … để dự kiến sự mất giá của hàng hoá. bảng giảm trừ và xác định giá trị giảm làm căn cứ tách phải ghi rõ tài khoản, tên khách hàng, mã hàng. thường là các đơn vị chi tiết theo biên bản, báo cáo hàng tồn kho. Việc ghi chép các khoản dự phòng cho htk phải đúng theo tài khoản 228, nếu không thực hiện đúng yêu cầu của tài khoản 228 thì nguy cơ bị loại ra khỏi chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cao. hạch toán công nợ 632 / có 229 (chênh lệch giữa số phải thực hiện cuối năm và số đã trích lập).
7. phân bổ chi phí trả trước:
- kiểm tra sổ chi tiết phân bổ 242 so với số dư tài khoản 242 trên bảng cân đối kế toán
- loại chi phí nào là hợp lý và loại chi phí nào là không hợp lý.
8. tài sản cố định:
- hồ sơ TSCĐ đầy đủ: giấy tờ (hóa đơn) chứng minh quyền sở hữu. Trường hợp tài sản là ô tô, nhà ở do công ty đứng tên thì hồ sơ tài sản phải đầy đủ theo quy định.
Thông tư 45/2013 có quy định về từng thời điểm phải đăng ký khấu hao nếu có tài sản thì tất cả tài sản phải đăng ký trích khấu hao (kể cả tài sản mới đăng ký lần đầu hoặc đăng ký khấu hao) .
- đã khấu hao hết.
- đối chiếu sổ chi tiết khấu hao với số dư tài khoản 214 trong bảng cdps.
- chi phí khấu hao nào là hợp lý: chi phí nào không hợp lý .
- kiểm kê tài sản và quản lý phần chênh lệch (nếu có).
9. thuế phải nộp:
- đối chiếu tình hình nộp thuế trong kỳ với cơ quan thuế
- đã hạch toán thuế môn bài chưa và có biên lai nộp tiền chưa? kiểm tra tài khoản 3338.
- gst – căn cứ kê khai, nộp thuế, chứng từ kế toán xem đã đúng, đủ chưa. – kiểm tra tài khoản 3331.
- hố – căn cứ để kê khai, nộp thuế và hạch toán kế toán xem đã đúng, đủ chưa. kiểm tra tài khoản 3335.
- cit – căn cứ kê khai, nộp thuế và chứng từ kế toán xem đã đúng, đủ chưa. kiểm tra tài khoản 3334. ghi các bút toán Nợ 821 / Có 3334, Nợ 3334 / Có 111 khi phát sinh, nộp hàng quý, cuối năm.
- các khoản thuế khác nếu có phải thu toàn bộ. . cho kế toán.
10. tiền lương, an sinh xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, cpcĐ, irpf
- Việc hạch toán tiền lương đã hoàn chỉnh chưa? đối chiếu tài khoản 334 với báo cáo hoàn thành irpf và hai số này phải khớp nhau.
- nếu có bảo hiểm thì dữ liệu đã được kiểm tra và đối chiếu với cơ quan bảo hiểm.
- Chi phí tiền lương là một khoản chi phí rất lớn trong kinh doanh, đặc biệt là đối với các công ty sản xuất và xây dựng. do đó, cần hoàn tất việc hoàn thiện irpf.
- đăng ký mã số thuế cá nhân cho những người chưa đăng ký và đăng ký người phụ thuộc (nếu có) để hoàn thiện irpf: save ý kiến cá nhân của người cư trú / người không cư trú (người không cư trú thường là người nước ngoài, xem tt 111 để biết thêm chi tiết về khái niệm cư trú và người không cư trú); điều kiện ủy quyền để thanh lý. đặc biệt lưu ý, những người làm việc tại 2 địa điểm không thuộc diện giải tỏa quyết toán.
li>
11. các khoản vay và đi vay:
- xem xét các khoản vay, bao gồm cả các khoản vay nội bộ và các khoản vay.
12. thu nhập:
thu nhập chịu thuế:
- thu nhập bán hàng.
- thu nhập tài chính.
- thu nhập khác.
- chênh lệch tỷ giá hối đoái mỗi lần thanh toán phải có tệp theo dõi để so sánh và được tính ở mức 515 nếu có lãi trên chênh lệch tỷ giá hối đoái mỗi lần thanh toán. Riêng phần đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái cuối kỳ thì chênh lệch lãi không phải là thu nhập chịu thuế.
13. giá vốn:
- Đối với hoạt động thương mại: căn cứ để tính giá thành là sổ chi tiết xuất nhập hàng hoá. kiểm tra xem dữ liệu và công thức trong tệp dữ liệu đã đầy đủ chưa. tránh trường hợp nhảy sai hoặc thiếu công thức làm sai lệch giá vốn.
- đối với hoạt động sản xuất thương mại có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu: căn cứ để tính giá thành là tệp tiếp theo. của hàng hoá nhập khẩu và là căn cứ để kiểm tra, phát hiện những sai sót trong quá trình thực hiện.
- đối với hoạt động sản xuất: căn cứ để tính giá thành là định mức sản xuất. kiểm tra xem vật tư đầu vào có bị âm so với định mức không? nếu vậy, chúng ta có thể điều chỉnh tiêu chuẩn một cách linh hoạt. chi phí sản xuất chung khi hình thành giá thành phải có hoá đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ.
- giá vốn đã được hạch toán, hạch toán và kết chuyển chưa?
- kiểm tra xem tỷ lệ bánh răng / doanh thu của năm nay so với năm ngoái. nếu có tăng / giảm đột biến so với năm trước thì nên xem lại
14. chi phí bán hàng và quản lý:
- Các khoản chi có hóa đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ không?
- đối với các khoản chi được kiểm soát: chiêu đãi, hội nghị, lễ kỷ niệm … vượt quá 15% tổng số chi được trừ (không bao gồm giá vốn bán cho các doanh nghiệp thương mại). nếu không đến mức loại trừ, thì mọi thứ đều tính. nếu nó vượt quá 15% tổng chi phí, nên lập bảng tính để theo dõi các khoản chi phí đã khấu trừ và dễ dàng xác minh.
15. chi phí tài chính:
- Kiểm tra xem có bao nhiêu chi phí lãi vay trong chi phí tài chính.
- Nếu số tiền mặt dư quá lớn và có chi phí tài chính thì có thể được xóa sổ khi hoàn thuế (nếu doanh nghiệp không giải thích được tại sao lại phát sinh chi phí lãi vay này).
- phần đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái cho mỗi lần thanh toán cần có tập tin theo dõi để đối chiếu và nhập vào 635 nếu có lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái cho mỗi lần thanh toán.
- khi đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái cuối kỳ, nếu phát sinh lỗ thì khoản chi phí này được loại trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp
16. liên kết:
đầu vào chuyển được phần mềm hỗ trợ. tuy nhiên, hãy kiểm tra và kiểm tra lại nếu các tài khoản từ loại 5 đến loại 9 được phát hiện vẫn còn số dư. sau khi đối chiếu hoàn tất, hãy đăng mã vạch lên htkk. – báo cáo tài chính hàng năm:
- bảng cân đối kế toán số b01 – dn.
- báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo mẫu số b02 – dn.
- báo cáo lưu chuyển tiền tệ mẫu số b03 – dn.
- thuyết minh báo cáo tài chính theo mẫu số nº b09 – dn.
– báo cáo hoàn thành thuế thu nhập. – báo cáo hoàn thành thuế thu nhập.
nộp thuế thu nhập hàng năm nếu có lợi nhuận.
Ngoài ra, kế toán thuế cũng cần lưu ý những công việc sau để hạn chế tối đa những sơ sót không đáng có:
1. năm mới kế toán thuế phải làm gì
– Kê khai và nộp thuế môn bài đầu năm.
+ hạn nộp thuế môn bài là ngày 31 tháng 1.
+ nếu bạn là công ty mới thành lập, hãy nộp tờ khai và thuế môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày có giấy phép kinh doanh.
+ nếu công ty có thay đổi về vốn thì hạn nộp hồ sơ khai thuế môn bài chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm có thay đổi
– nộp tờ khai VAT, tháng 12 hoặc quý 4 của năm trước. nếu việc trở lại là hàng tháng, hạn nộp hồ sơ là ngày 20 tháng Giêng. nếu đó là hàng quý, đó là 1/30
– nộp tờ khai thuế thu nhập tạm tính cho quý 4 năm trước
– nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý 4 năm trước
– nộp báo cáo tài chính, hoàn thành thuế thu nhập, hoàn thành thuế thu nhập năm trước: hạn nộp là ngày 31 tháng 3
2. công việc hàng ngày phải làm
– đăng ký, thu thập, xử lý và lưu trữ hóa đơn và tài liệu kế toán:
- Khi doanh nghiệp có các giao dịch kinh tế như mua bán hàng hóa, … thì công việc của kế toán là thu thập đầy đủ các hóa đơn, chứng từ liên quan (đầu ra, đầu vào) để làm cơ sở cho việc báo cáo và hạch toán thuế.
- sau khi thu thập hoá đơn và các chứng từ liên quan, kế toán thuế phải xử lý và xác minh xem hoá đơn có hợp pháp, hợp lệ, hợp lý hay không.
- trường hợp phát hiện hoá đơn gtgt viết sai, hoá đơn bất hợp pháp, Kế toán phải xử lý ngay theo quy định tại Thông tư 39/2014 / tt-btc và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.
- xuất trình phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho … cần thiết trong ngày
– trong sổ tiền mặt, sổ tiền gửi và các sổ sách cần thiết khác
- lưu ý: chứng từ không sử dụng để hạch toán hoặc ghi sổ kế toán được lưu giữ trong 5 năm
- chứng từ ghi sổ, kế toán được lưu giữ 10 năm
lưu trữ vĩnh viễn
3. công việc hàng tháng
– kê khai thuế GTGT hàng tháng (nếu bạn kê khai thuế GTGT hàng tháng).
– đối với các hóa đơn gửi đi, bất kỳ tháng nào phát sinh phải được nêu trong tháng đó. kể từ ngày 01/01/2014, hóa đơn nhập không thuộc thời gian kê khai mà phải kê khai trước khi cơ quan thuế có quyết định kiểm tra
– Kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp hàng tháng (nếu công ty kê khai thuế GTGT hàng tháng và có số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp trong tháng).
– kê khai các loại thuế khác, nếu có
– lập báo cáo sử dụng hóa đơn hàng tháng (đối với các công ty mới thành lập dưới 12 tháng).
– hạn chót để gửi tờ khai là ngày 20 của tháng tiếp theo
– lưu ý: nếu trong tháng có phát sinh thuế thì hạn nộp hồ sơ cũng là hạn nộp thuế
4. công việc hàng quý
– Kê khai thuế GTGT hàng quý (nếu bạn kê khai thuế GTGT hàng quý)
– chuẩn bị tờ khai thuế tạm tính cit hàng quý.
– lập báo cáo hàng quý về việc sử dụng hóa đơn.
– khai thuế thu nhập hàng quý (nếu công ty khai thuế hàng quý).
– hạn chót để gửi các báo cáo trên là ngày 30 của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
5. công việc cuối năm
– chuẩn bị báo cáo thuế cho tháng cuối cùng của năm và báo cáo cho quý IV.
– lập báo cáo hoàn thành thuế thu nhập hàng năm
– lập báo cáo hoàn thành thuế thu nhập hàng năm
– kiểm kê quỹ, kiểm kê kho và tài sản, đối chiếu công nợ
– trong sổ cái, so sánh sổ cái chi tiết và sổ cái chung
– lập báo cáo tài chính hàng năm bao gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính, số dư tài khoản.
– in sách và tài liệu kế toán và ký chúng
– lưu trữ tài liệu và sách